Membangun Komunikasi Intern yang Efektif di Sekolah

Membangun Komunikasi Intern yang Efektif di Sekolah

1. Pengertian
Dilihat dari ruang lingkupnya komunikasi yang terjadi dalam organisasi sekolah terbagi atas komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern merupakan komunikasi antar personel yang ada di sekolah. Komunikasi harus selalu di kembangkan baik oleh kepala sekolah maupun oleh personel lainya. Komunikasi intern yang baik akan memberikan kemudahan dan keringanan dalam melaksanakan pekerjaan sekolah yang merupakan tugas bersama.
Upaya membina komunikasi intern tidak sekedar untuk menciptakan kondisi yang menarik dan hangat, tetapi akan mendapatkan makna yang mendalam dan berarti bagi pendidikan dalam suatu sekolah. Dengan demikian setiap personel dapat bekerja dengan tenang dan menyenangkan serta terdorong untuk berprestasi lebih baik, dan mengerjakan tugas mendidiknya dengan penuh kesadaran.
2. Prinsip komunikasi Intern
Prinsip-prinsip komunikasi intern yang harus dimiliki oleh kepala sekolah:
a. Bersikap terbuka, tidak memaksakan kehendak tapi bertindak sebagai fasilitator yang mendorong suasana demokratis dan kekeluargaan.
b. Mendorong guru untuk mau dan mampu mengemukakan pendapatnya dalam memecahkan masalah yang dan mendorong supaya guru dan karyawan mau melaksanakan aktifitas dan berkreatifitas.
c. Mengembangkan kebiasaan untuk berdiskusi secara terbuka dan mendengarkan pendapat orang lain.
d. Mendorong para guru dan pegawai untuk mengambil keputusan yang terbaik dan mentaati keputusan itu.
e. Berlaku sebagai pengarah, pengatur pembicaraan, perantara dan pengambil kesimpulan secara redaksional.
Adapun prinsip komunikasi intern yang harus dimiliki oleh seorang pimpinan organisasi selain tersebut di atas adalah sebagai berikut :
a. Pimpinan harus mengadakan persiapan secara seksama sebelum berkomunikasi.
b. Pimpinan harus membangkitkan perhatian komunikator sebelum komunikasi dimulai.
c. Memelihara kontak pribadi selama berkomunikasi.
d. Tunjukan diri sebagai komunikator yang baik.
e. Berbicara secara menyakinkan.
f. Bersikap empatik dan simpatik.
g. Bertindak sebagai pembimbing bukan pendorong.
h. Mengemukakan pesan komunikasi yang menyangkut kepentingan komunikan, bukan kepentingan komunikator semata.
3. Bentuk-bentuk komunikasi intern
a. Komunikasi Kebawah (Downward communication) atau komunikasi kepala sekolah dengan para guru dan karyawan.
Yaitu komunikasi yang bergerak dari pimpinan ke bawahan. Tiap komunikasi yang mengalir dari pimpinan puncak hingga ke bawah mengikuti hierarki adalah komunikasi kebawah. Pendapat lain mengatakan bahwa komuniukasi kebawah adalah komunikasi yang mengalir dari pucuk pimpinan ke berbagai jenjang yang ada dibawahnya, berisi yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi pimpinan.
Dengan demikian komuniksi kebawah adalah komunikasi yang datang dari kepala sekolah SMP Negeri 1 Suruh Kabupaten Semarang.
Tipe-tipe komunikasi kebawah dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Instruksi tugas
Instruksi tugas/pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukanya. Pesan itu dapat berupa perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu.
2. Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktifitas itu dengan aktifitas lain dalam organisasi atau obyek organisasi. Kualitas dan kwantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahanya. Bila pimpinan menganggap bawahanya pemalas maka pimpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit tetapi bila bawahan dapat memotivasi dirinya sendiri maka pesan rasional yang disampaikan banyak
3. Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekananya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.
5. Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaan. Salah satu bentuk
sederhana dari balikan ini adalah apabila pimpinan tidak mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaanya sudah memuaskan.
b. Komunikasi keatas (Upward Communication) atau komunikasi guru dan karyawan kepada kepala sekolah
Adalah arus komunikasi yang bergerak dari bawah keatas. Pesan yang disampaikan antara lain laporan pelaksanaan pekerjaan, keluhan karyawan, sikap dan perasaan karyawan tentang beberapa hal, pengembangan prosedur dan teknik, informasi tentang produksi dan hasil yang dicapai, dll. Jika arus informasi keatas tidak lancar maka manajemen tingkat atas atau pimpinan kurang mengetahui dan menyadari secara tepat keadaan organisasi pada umumnya.
Alasan pentingnya Komunikasi dari bawah ke pimpinan antara lain, Pertama pimpinan mendapatkan informasi yang di perlukan untuk menilai berbagai kekurangan, sebagai bahan pengambilan keputusan dan mungkin untuk memperbaiki komunikasi kebawah, terutama melalui beberapa jenis balikan. Balikan ini perlu untuk menentukan apakah pegawai-pegawai telah menerima atau mengerti pesan-pesan yang di sampaikan kepada mereka. Kedua, tanpa mekanisme komunikasi keatas melalui mana pegawai yang lebih rendah dapat mengajukan pertanyaan, menyatakan pendapat atau usul, menyatakan rasa tidak puas, menyatakan keluhan atau mengajukan saran-saran mengenai kebijakan yang telah di tetapkan.
Metode komunikasi kebawah dapat dilakukan antara lain :
a. Ketersediaan
Metode-metode yang sudah tersedia dalam suatu organisasi lebih cenderung untuk digunakan. Bila diperlukan dapat ditambah dengan metode lain untuk menjadikan lebih efektif. Dalam hal ini penggunaan metode komunikasi cenderung menggunakan sarana-sarana yang telah tersedia dalam organisasi. Misalnya dalam menyampaikan informasi dari pimpinan dengan menggunakan memo, atau surat perintah dll.
b. Biaya
Pertimbangan biaya yang paling murah akan cenderung dipilih untuk menyebarluaskan informasi yang bersifat rutin dan tidak mendesak. Tetapi bila informasi yang akan dikomunikasikan tidak bersifat rutin dan mendesak maka soal biaya tidak begitu dipertimbangkan agar informasi cepat sampai. Dalam penyampaian informasi keseluruh komponen organisasi pemilihan biaya yang paling murah harus dipertimbangkan organisasi agar penggunaan biaya tidak mengganggu jalannya organisasi dan penyampaian informasi dapat lebih efektif.
c. Dampak
Metode yang memberikan dampak atau kesan yang lebih besar akan sering dipilih atau digunakan daripada metode yang sedang atau kurang dampaknya. Dalam penggunaan metode ini akan dipilih metode yang dapat memberikan kesan yang berarti kepada penerima pesan akan lebih sering digunakan karena hal tersebut akan lebih mempercepat pemahaman dari penyampaian informasi yang disampaikan
d. Relevansi
Metode yang relevan dengan tujuan yang akan dicapai paling sering dipilih. Penggunaan metode komunikasi kebawah harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai dari penyampaian informasi tersebut. Misalnya untuk memberikan informasi yang pendek mungkin lebih tepat digunakan metode lisan yang diikuti dengan penggunaan memo. Tetapi jika tujuan untuk memberikan informasi yang kompleks dan rinci maka lebih tepat menggunakan metode laporan secara tertulis.
e. Respon
Pemilihan metode juga dipengaruhi oleh apakah respon terhadap informasi itu diinginkan atau diperlukan. Bila diinginkan maka metode lisan secara tatapmuka lebih efektif dalam bentuk interpersonal maupun rapat. Dalam hal ini adalah efek yang terjadi setelah informasi tersebut disampaikan kepada bawahan, apakah respon dari bawahan bagus atau tidak, maka hal tersebut harus selalu dipertimbangkan oleh pimpinan supaya tika memberikan dampak yang buruk bagi organisasi.
f. Skill
Metode yang paling cocok digunakan adalah metode yang paling sesuai dengan skill si penerima dan si pengirim. Bila si penerima mempunyai latar belakang pendidikan yang kurang, maka metode tulisan yang bersifat kompleks kurang tepat digunakan. Penggunaan metode penyampaian informasi harus memperhatikan kemampuan dari si penerima informasi, agar dapat dicapai efektifitas penyampaian informasi karena kemampuan menerima informasi dari setiap orang berbeda.
Selanjutnya mana metode yang paling efektif dan paling sering digunakan oleh pimpinan adalah penggunaan saluran kombinasi cenderung memberikan hasil yang terbaik. Dengan kata lain, untuk menyampaikan informasi kepada para pegawai dengan tepat. Kombiasi saluran tulisan dan lisan memberikan hasil terbaik. Mengirimkan pesan menggunakan lebih dari satu saluran terasa berlebihan tetapi hal ini ternyata dapat memastikan bahwa pesan tersebut akan selalu diingat oleh bawahan.
Komunikasi keatas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu sebagai berikut:
a. Dengan adanya komunikasi keatas pimpinan dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya pimpinan menerima apa yang disampaikan karyawan.
b. Arus komunikasi keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
c. Komunikasi keatas memperkuat apresiasi dan loyalitas bawahan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi.
d. Komunikasi keatas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan pimpinan mengetahuinya.
e. Komunikasi keatas menjadikan pimpinan dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
f. Komunikasi keatas membantu bawahan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi.
c. Komunikasi Horisontal (Horizontal Comunication)
Apabila terjadi komunikasi diantara anggota kelompok kerja yang sama, diantara kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer pada tingkat yang sama atau antara bagian atau departemen pada tingkat yang sama, atau antara pegawai-pegawai apa saja yang secara horizontal sama dalam hierarki organisasi, maka komunikasi tersebut adalah komunikasi horizontal. Komunikasi horizontal ini sangat inten dilakukan antar bagian yang memiliki tingkat sekuensi kerja yang tinggi, yang
dimaksudkan untuk menghemat waktu dan memudahkan melakukan koordinasi yang dapat berlangsung secara formal (hubungan-hubungan kerja dalam pembagian struktur kerja diatur secara formal atau secara informal) untuk mempercepat tindakan.
Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan tugas-tugas. Bagian-bagian tertentu yang sama jenjangnya dalam organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan hala-hal yang memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas.
c. Memecahkan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama.
d. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan maka perlu ada pemahaman yang sama dari semua komponen yang ada dalam organisasi.
e. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja adalah berinteraksi dengan teman untuk memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya.
Di sekolah memang tidak banyak personel kalau di pandang dari personel dewasa, yaitu guru dan pegawai non guru. Namun jika siswa di pandang sebagai pesonel sekolah maka jumlahnya akan menjadi besar.
Oleh karena itu komunikasi intern yang baik antar berbagai personel tersebut harus di kembangkan sedemikian rupa untuk mencapai hasil optimal. Kurangnya komunikasi akan mengakibatkan kurangnya hasil yang diwujudkan, bahkan kegagalan pencapaian tujuan. Kepala sekolah mempunyai kewajiban untuk membina komunikasi intern dengan sebaik-baiknya agar para guru dan karyawan lainya mampu bekerja sama untuk meningkatkan kemampuan dan kinerjanya.

Variasidan Jenis Morfem;>>>> Baca

Pentingnya pendaftran Tanah;>>>> Baca

Riset dalam Dunia Pendidikan;>>>> Baca

STRATEGI PENGAJARAN MEMBACA DAN MENULIS BAGI PEMBELAJAR PEMULA;>>>> Baca

Sepuluh Harus dan Sepuluh Jangan Dilakukan Bagi Pelamar Kerja Saat Wawancara;>>>>>>>>> Baca

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s