EVALUASI JABATAN

EVALUASI JABATAN

Banyak definisi yang dikemukakan oleh para ahli tentang evaluasi jabatan, tetapi umumnya semua definisi itu mengandung pengertian yang sama yaitu penentuan nilai relative atau harga relative dari suatu jabatan dalam organisasi tertentu, yang hasilnya kemudian dapat dijadikan sebagai patokan untuk menyusun skala atau skema penggajian. Harus ditekankan disini, bahwa evaluasi jabatan tidaklah bertujuan untuk mengukur atau menilai hasil kerja seseorang dan karenanya jika proses ini melibatkan pekerja dalam suatu jabatan tertentu, ia harus merasa bebas dari perasaan akan dinilai, sehingga didapatkan gambaran yang objektif tentang nilai relative pekerjaannya bagi perusahaan atau organisasi tertentu.

Untuk dapat melakukan evaluasi jabatan, organisasi atau perusahaan harus sudah mempunyai deskripsi dan spesifikasi jabatan yang diperoleh dari proses analisa jabatan. Karena itu dapat pula dikatakan bahwa evaluasi jabatan merupakan kelanjutan dari proses analisa jabatan/pekerjaan. Uraian lebih lengkap tentang analisa jabatan/pekerjaan dapat Anda baca pada modul 2, kegiatan belajar 5. Kemudian harus pula diingat bahwa evaluasi jabatan hanya menghasilkan harga atau nilai relative suatu jabatan, tidak menentukan berapa besar bayaran atau imbalan yang akan diberikan kepada pemegang jabatan tersebut. Penentuan besaran gaji ditentukan oleh kebijaksanaan serta kemampuan perusahaan yang tidak akan dibahas secara detil pada tulisan ini.

Ada berbagai metode evaluasi jabatan yang dikenal, tetapi dalam tulisan ini hanya akan di bahas tiga metode yang banyak digunakan dalam praktek sehari-hari, yaitu :

Ranking Method
Metode ini adalah yang paling sederhana dan tertua dalam melakukan evaluasi jabatan. Tahap awal dari metode ini adalah melakukan pemeringkatan jabatan atau pekerjaan untuk setiap divisi atau departemen. Pemeringkatan dapat dilakukan berdasarkan uraian dan spesifikasi serta persyaratan jabatan. Dalam hal ini harus ditetapkan apa jabatan atau pekerjaan yang paling sukar sampai yang paling mudah. Misalnya untuk divisi atau departemen penjualan, peringkat jabatannya adalah manajer penjualan, kepala cabang, supervisor penjualan, kepala bagian administrasi penjualan, salesman, staf administrsai penjualan. Divisi atau departemen lainnya juga harus menyusun pemeringkatan serupa untuk jabatan-jabatan atau pekerjaan di divisinya masing-masing. Setelah semua divisi menyerahkan pemeringkatan jabatannya, maka ditunjuk suatu komite untuk menentukan ranking atau peringkat jabatan untuk seluruh perusahaan. Biasanya komite ini terdiri dari perwakilan setiap divisi. Komite mempelajari serta membandingkan setiap jabatan dan kemudian menetapkan peringkatnya. Dalam hal ini bisa saja terjadi bahwa satu atau lebih jabatan berada dalam peringkat yang sama, misalnya supervisor administrasi penjualan, kepala bagian umum dan supervisor produksi memiliki peringkat jabatan yang sama. Hasil komite kemudian dijadikan dasar untuk menetapkan golongan penggajian.

Metode ini sangat sederhana dan hanya sesuai untuk organisasi kecil dengan jabatan yang tidak terlalu banyak. Dalam kondisi ini masih dimungkinkan adanya beberapa orang yang cukup mengetahui dan menguasai semua jenis pekerjaaan yang ada di organisasi tersebut. Sebaliknya, jika organisasi perusahaan cukup besar, akan sukar untuk mengetahui dan menguasai pekerjaan yang ada, sehingga dapat dipastikan hasilnya akan kurang teliti dan dapat menimbulkan keresahan di kalangan pekerja.

Paired Comparison Method
Metode ini merupakan bentuk lain dari ranking method, hanya pada metode ini telah dilakukan pembobotan secara sederhana untuk setiap pekerjaan dengan membandingkannya terhadap keseluruhan pekerjaan yang ada di suatu organisasi. Jadi pada metode ini setiap jabatan dibandingkan dengan seluruh jabatan lainnya yang ada dalam organisasi tersebut, kemudian diberi nilai atau bobot dengan ketentuan, nilai 0 jika jabatan tersebut lebih rendah bobotnya daripada jabatan yang diperbandingkan, nilai 1 jika jabatan tersebut sama bobotnya dengan jabatan yang diperbandingkan, dan nilai 2 jika jabatan tersebut lebih tinggi bobotnya dari jabatan yang diperbandingkan.

Seluruh nilai bobot yang diperoleh suatu jabatan di jumlahkan untuk mendapatkan nilai bobot akhirnya. Nantinya setelah seluruh jabatan mendapatkan nilai bobot akhir, maka di buat peringkat jabatan dari jabatan yang nilainya tertinggi sampai yang terendah.

Seperti halnya dengan ranking method, pada metode ini pemeringkatan juga dilakukan oleh suatu tim atau komite yang terdiri dari perwakilan setiap departemen atau divisi dan orang-orang yang mengetahui jenis-jenis pekerjaan yang ada di dalam perusahaan. Hasil analisa jabatan seperti uraian jabatan, spesifikasi jabatan serta persyaratan jabatan juga akan sangat membantu dalam menetapkan perbandingan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Metode ini cukup sederhana dan mudah dilakukan, tidak memerlukan keterampilan khusus bagi orang yang melakukannya. Tetapi dilain pihak, seperti halnya ranking method, hasilnya kurang tajam dan kurang memiliki derajat pembeda antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya.

Point Method
Salah satu metode yang paling sering digunakan untuk melakukan evaluasi jabatan adalah point method. Metode ini dipandang lebih teliti dan objektif dalam menentukan nilai suatu jabatan. Untuk dapat menggunakan metode ini organisasi sudah harus memiliki uraian jabatan yang lengkap disertai dengan spesifikasi dan persyaratan jabatan.

Pada awalnya, organisasi menetapkan faktor-faktor jabatan yang akan dijadikan landasan untuk melakukan evaluasi, kemudian untuk setiap faktor ditentukan tingkatannya dan kemudian setiap faktor atau gabungan beberapa faktor dibuat bobotnya sehingga pada akhirnya dapat diperoleh nilai (point) untuk setiap jabatan atau pekerjaan. Setelah semua jabatan mempunyai nilai, yang biasanya dilakukan melalui forum khusus antara komite dengan perwakilan setiap divisi atau departemen, akhirnya dapat ditetapkan penggolongan jabatan.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, berikut secara ringkas akan diuraikan proses evaluasi jabatan yang pernah dilakukan di salah satu perusahaan minyak asing di Indonesia.

Pada perusahaan tersebut, jabatan-jabatan yang ada dievaluasi berdasarkan 2 faktor utama yaitu skills dan responsibility. Skills terdiri dari tiga dimensi yaitu keahlian yang diperlukan (trade), tingkat pemecahan masalah (problem solving) dan kewenangan menetapkan keputusan (autonomy). Sedangkan responsibity terbagi atas dimensi dampak kesalahan (impact) dan aspek administrasi (administration aspect), serta peralatan yang digunakan (equipment) dan jumlah bawahan (personnel).

Setiap dimensi memiliki definisi khusus yang terdiri dari 5 tingkatan, semakin tinggi tingkatan menunjukkan semakin tinggi pula tingkat kesulitan pekerjaan/jabatan tersebut. Sebagai contoh dimensi tingkat pemecahan masalah terdiri dari :

– Tingkatan 1 : hubungan antara fakta dan konsep dalam memecahkan masalah sangat jelas, hampir tidak diperlukan kemampuan analisa dan pemikiran strategis.
– Tingkatan 2 : hubungan antara fakta dan konsep dalam pemecahan masalah cukup mudah dilihat dan dapat dipelajari melalui pengalaman atau pengetahuan sehari-hari
– Tingkatan 3 : masalah yang dihadapi cukup kompleks dan berhubungan satu sama lain. Pemegang jabatan harus mampu menemukan hubungan antara setiap elemen permasalahan
– Tingkatan 4 : masalah terdiri dari berbagai elemen yang hubungannya satu sama lain tidak terlalu jelas. Kemampuan menetapkan pendekatan yang disertai alasan logis diperlukan untuk memecahkan masalah
– Tingkatan 5 : masalah sangat tidak jelas dan berubah dengan cepat. Elemen yang diketahui sangat terbatas dan pemangku jabatan harus mampu menangkap elemen-elemen baru untuk memecahkan masalah. Seringkali masalah merupakan hal yang baru dan belum pernah dialami sama sekali oleh organisasi.

Komite harus menentukan tingkatan dimensi untuk setiap jabatan, yang biasanya dilakukan melalui wawancara langsung dengan pemegang jabatan dan atasannya ataupun jika dipandang perlu dengan rekan-rekan kerjanya. Setelah didapatkan semua tingkatan dimensi, nilai tersebut dikonversikan menurut tabel yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga didapatkan nilai untuk skills dan responsibility setiap jabatan.

Job Evaluation Form

Tahapan yang paling “krusial” dalam proses evaluasi jabatan adalah pada saat penentuan akhir golongan jabatan untuk setiap jabatan yang ada di organisasi tersebut. Setelah komite menghitung total point untuk setiap jabatan, hasil perhitungan serta penggolongan ini dibawa ke forum yang dihadiri oleh seluruh perwakilan divisi/departemen untuk mendapatkan pengesahan. Pada proses ini sering terjadi keberatan dari divisi atau departemen tertentu tentang golongan jabatan di divisi atau departemennya dan juga di divisi atau departemen lainnya. Biasanya, perwakilan divisi menganggap bahwa golongan jabatan di divisi lain terlalu tinggi sedangkan di divisinya sendiri terlalu rendah. Mereka beranggapan bahwa tugas dan tanggung jawab di divisinya merupakan tulang punggung organisasi dan karenanya harus mendapatkan golongan jabatan yang lebih tinggi. Hal ini sangat wajar karena pada akhirnya golongan jabatan akan berhubungan langsung dengan golongan penggajian dan mempengaruhi besar kecilnya gaji seseorang. Untuk itu, komite harus mampu memberikan alasan dan penjelasan-penjelasan yang logis tentang faktor-faktor yang ada pada setiap jabatan.

Survey Penggajian
Dengan melakukan evaluasi jabatan, diharapkan keadilan penggajian di dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat tercapai, sehingga jabatan yang memang memberikan sumbangan besar terhadap pencapaian tujuan perusahaan akan mendapatkan imbalan yang lebih besar daripada jabatan lainnya. Atau dengan kata lain, secara internal telah ada keseimbangan dan keadilan dalam sistem imbal jasa. Tetapi bagaimana halnya jika dibandingkan dengan perusahaan lain ?

Kita sering mendengar, atau bahkan pernah mengalami sendiri, karyawan yang pindah dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya hanya untuk mendapatkan gaji yang lebih besar. Atau juga kita sering mendengar orang mengatakan bahwa kerja di bank itu enak karena gajinya besar. Atau juga orang mengatakan bahwa jadi salesman di perusahaan A lebih enak daripada di perusahaan B. Sukar memang untuk mengatakan bahwa dugaan-dugaan tersebut benar atau salah dan tentunya ada berbagai hal yang harus dilihat untuk membandingkan hal-hal tersebut. Misalnya, jika seseorang mendapatkan gaji Rp. 1.000.000,- sebulan dengan jam kerja rata-rata 40 jam seminggu, dibandingkan dengan orang lainnya yang mendapatkan gaji Rp. 1.250.000,- sebulan, tetapi harus bekerja nyaris 12 jam setiap harinya untuk jabatan yang sama, siapa yang sebenarnya mendapatkan imbalan lebih layak ? Si A atau si B ? Kalau dilihat dari total gaji bulanan memang B lebih besar, tetapi kalau kita hitung menurut jam kerja, A yang lebih tinggi imbalan jasanya. Ini kalau kita lihat baru dari perbandingan jam kerjanya saja, belum hal lainnya yang mungkin pada akhirnya menunjukkan bahwa sebenarnya A mendapatkan imbalan yang lebih layak.

Untuk membandingkan gaji di satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dikenal suatu kegiatan yang disebut dengan survey penggajian. Kegiatan ini bertujuan untuk membentuk keadilan eksternal serta berguna untuk menetapkan besaran imbalan agar tetap kompetitif dalam memberikan imbalan kepada karyawan. Memang kegiatan ini bukanlah hal yang mudah dan sederhana. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan spesialis SDM atau Konsultan SDM yang bekerja sama dengan berbagai perusahaan. Selain itu biasanya hanya perusahaan-perusahaan besar yang mau terlibat dalam kegiatan ini, selain karena biayanya mahal, mereka juga memang harus benar-benar memperhatikan imbalan bagi karyawannya, agar tidak “dibajak” oleh saingannya. Pada dasarnya kegiatan survey penggajian berusaha untuk membandingkan jabatan-jabatan yang ada dalam suatu perusahaan dengan jabatan-jabatan sejenis di berbagai perusahaan lainnya. Biasanya, perbandingan dilakukan pada perusahaan-perusahaan yang sejenis pula, misalnya diantara sesama perusahaan minyak atau antara perusahaan perbankan. Hasil dari survey ini akan menunjukkan apakah suatu perusahaan memberikan imbalan lebih baik, sama atau justru dibawah perusahaan lainnya.

1 Comment

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s