Organisasi dan Perusahaan

Organisasi dan Perusahaan

Teori Organisasi Klasik

1. Agar supaya seseorang dapat ikut mengembangkan organisasi di mana dia berada, maka perlulah dia menghayati perkembangan teori organisasi yang pada hakikatnya mendasari terbentuknya organisasi.

2. Teori organisasi dibedakan ke dalam Teori Klasik, Teori Neoklasik dan Teori Modern.

3. Teori Klasik berpangkal tolak pada struktur, hubungan, fungsi formal kegiatan orang dalam rangka mencapai tujuan bersama. Teori Neoklasik berdasarkan pada hubungan-hubungan “informal” yang manusiawi. Teori Modern berdasarkan pada hubungan formal dan informal, makro dan mikro

4. Teori Klasik dibagi lagi ke dalam:
   a. Teori Birokrasi: organisasi berdasarkan aturan tertentu;
   b. Teori Administrasi: organiaasi berdasarkan unsur-unsur manajemen yaitu perencana-an, pengorganisasian, perintah, koordinasi dan pengawasan; dan
   c. Teori Manajemen Ilmiah: organisasi berdasarkan metode kerja ilmiah.

Teori Organisasi Neo-Klasik

1. Teori Organisasi Neoklasik mendekati organisasi sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama.

2. Teori Organisasi Neoklasik berkembang dengan pembenahan Teori Organisasi Klasik berdasar percobaan Hawthorne yang memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka di mana segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan dengan erat dan sikap karyawan merupakan faktor yang penting bagi peningkatan produktivitas.

3. Pembenahan meliputi aspek pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur organisasi, serta rentang kendali.

4. Teori Organisasi Neoklasik memahami adanya organisasi “informal” yang muncul karena faktor lokasi, jenis pekerjaan, minat dan masalah khusus (vested).

Teori Organisasi Modern

1. Teori Organisasi Modern merupakan teori yang mendekati masalah sebagai suatu sistem keseluruhan, memperhatikan berbagai variabel, dan memahami adanya proses dinamis.

2. Teori Organisasi Modern membicarakan sistem dan ketergantungan bagian, organisasi formal, organisasi informal, struktur status dan peranan, dan lingkungan fisik. Selain itu dikemukakan pula proses hubungan dalam sistem dan tujuan organisasi.

3. Organisasi, menurut Teori Organisasi Modern, adalah proses yang tersusun dalam suatu sistem di mana orang di dalamnya berinteraksi untuk tujuan.

Fungsi Garis

1. Organisasi atau badan usaha yang sederhana cukup dijalankan dengan fungsi yang dirangkap oleh seseorang.

2. Dengan semakin kompleksnya organisasi, pencapaian tujuan harus dilaksanakan oleh fungsi yang dipecah diferensiasi fungsional ke bawah menunjang usaha ini.

3. Diferensiasi fungsional ke bawah dengan fungsi primer merupakan apa yang dikenal dengan fungsi “garis”.

Fungsi Garis dan Staf

1. Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan melalui spesialisasi fungsi yang disebut staf.

2. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan ke luar dari rantai komando.

3. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis.

4. Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai nasihat, didorong berinisiatif.

Fungsi Fungsional

1. Wewenang fungsional adalah izin menyiapkan dan mengeluarkan perintah bertalian dengan aspek tertentu dan dianggap datang dari pimpinan sendiri.

2. Wewenang fungsional mempercepat pelaksanaan tugas, namun mungkin menimbulkan kebingungan.

Tanggung Jawab

1. Tanggung jawab merupakan aspek kedua dari hubungan di dalam organisasi setelah wewenang.

2. Tanggung jawab merupakan kewajiban seseorang yang diberikan padanya sesuai dengan kemampuan dan arahan yang apabila tak dijalankan akan menimbulkan rasa kegagalan.

3. Dasar pemberian tanggung jawab adalah harus lengkap, tak boleh ada kesenjangan, tumpang tindih dan pecahnya perhatian.

Wewenang

1. Wewenang merupakan aspek hubungan di dalam organisasi, di samping struktur dan fungsi. Sedang wewenang, ada tanggung jawab dan pelaporan.

2. Wewenang yang dimanfaatkan dengan baik dapat dipergunakan untuk mempengaruhi orang lain agar bersedia melakukan kegiatan yang diharapkan.

3. Wewenang dibedakan ke dalam wewenang rasional hukumiah, tradisional, kharismatik; juga dapat dibedakan ke dalam wewenang hukum, teknis, terakhir dan operasional.

4. Hierarki wewenang berupa rantai komando, kesatuan komando dan rentang manajemen.

Pelaporan (Akuntabilitas Wajib-Jawab)

1. Pelaporan merupakan aspek ketiga hubungan di dalam organisasi, yaitu setelah tanggung jawab dan wewenang.

2. Pelaporan adalah wajib beritahu atau wajib-jawab atas hasil-hasil atau prestasi kerja seseorang.

3. Pelaporan merupakan turunan wewenang dan oleh karena itu perlu dipertanggung jawabkan dan dilaporkan hasil pemanfaatannya.

Struktur Organisasi Vertikal

1. Struktur organisasi dapat formal, dapat pula informal. Struktur formal terdiri atas struktur vertikal dan horisontal.

2. Struktur vertikal muncul karena adanya diferensiasi vertikal. Timbul hierarki baik struktur maupun proses.

3. Hierarki struktur menentukan struktur komunikasi dan wewenang yang disebut kesatuan komando. Hierarki proses meliputi penentuan tujuan, strategi, kebijaksanaan, taktik/program, ukuran keberhasilan, pengawasan, serta hal-hal yang bertalian dengan pengambilan keputusan.

4. Diferensiasi kegiatan secara vertikal menciptakan struktur piramida dengan tingkatan dan pelaksana sendiri.

5. Proses organisasi meliputi usaha perincian tugas untuk mencapai tujuan, pembagian tugas agar mudah dilaksanakan, dan penciptaan mekanisme koordinasi.

Struktur Organisasi Horizontal

Karena kebutuhan menjalankan fungsi tertentu secara efisien dan efektif maka diciptakan struktur organisasi horisontal dengan diferensiasi horisontal.

1. Dasar departementalisasi adalah (a) fungsi dan (b) divisi.

2. Perubahan lingkungan mendorong diciptakannya struktur horisontal yang lebih luwes, antara lain struktur program, struktur matriks dan struktur adaptif-organik.

Struktur Organisasi Informal

1. Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.

2. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)

3. Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.

4. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.

5. Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk.

Struktur Organisasi untuk Pimpinan dan Komite

1. Organisasi pimpinan diperlukan dalam bentuk Dewan Direksi dan Komisaris untuk menentukan tujuan organisasi, garis besar haluan perusahaan, kebijaksanaan dan program-program serta memilih pimpinan badan usaha.

2. Komite bertugas menyelesaikan masalah khusus organisasi yang memerlukan pemikiran berbagai pihak dalam organisasi, kerja sama dan koordinasi pelaksanaannya.

Organisasi untuk Kelompok Kepentingan

1. Perusahaan harus memperhatikan kelompok kepentingan seperti langganan, karyawan, perusahaan, masyarakat, pemerintah, perbankan, para penanam modal lain serta pesaing.

2. Pembentukan public relations office (Purel) mewadahi kepentingan kelompok dalam masyarakat

3. Purel harus menjalankan strategi “menjalin hubungan baik” dengan kelompok kepentingan, demi manfaat bersama.

Organisasi Penunjang dan Unit Fasilitas

1. Guna membantu dan memperlancar kerja unit operasional perlu dibentuk unit penunjang dan fasilitas.

2. Kebaikan unit pembantu ialah adanya spesialisasi dan fokus perhatian, namun keburukannya ialah memperlama putusan (kurang terkoordinasi) dan mahal.

Delegasi

1. Delegasi merupakan proses manajer membebankan tugas-tugas luar; wewenang serta tanggung jawab untuk menyelesaikannya. Hal ini disebabkan manajer atau atasan tak mungkin menjalankan tugas-tugas sendiri.

2. Delegasi harus mengikuti asas lengkap, jelas, dan cukup serta tak boleh ada gaps, overlaps, dan splits.

3. Delegasi harus dilakukan oleh atasan dan diterima bawahan, untuk itu atasan harus benar-benar memberikan kebebasan pada bawahan untuk menyelesaikan tugas, berkomunikasi dengan bawahan, ada penyertaan pada bawahan, tujuan selalu digariskan, pembatasan wewenang dan tanggung jawab, bawahan dimotivasi, bawahan diberi pedoman, dilatih dan diawasi.

Sentralisasi

1. Sentralisasi merupakan konsentrasi wewenang dan pengambilan keputusan pada peringkat atas organisasi.

2. Sentralisasi dilakukan bila bawahan tidak banyak yang tampil, organisasi kecil, ingin diperoleh putusan yang cepat.

3. Bawahan dalam sentralisasi merupakan pelaksana.

4. Dalam sentralisasi inisiatif dan kemampuan bawahan tak berkembang dan bila tak ada koordinasi dan motivasi.

Desentralisasi

1. Desentralisasi perlu diselenggarakan dengan berkembangnya organisasi karena pimpinan tak akan mampu menjalankan sendiri segala sesuatu bagi perusahaan.

2. Dengan desentralisasi atasan terbebas dari beban berat, sedang bawahan memperoleh kesempatan untuk berkembang.

3. Desentralisasi perlu koordinasi dan kepemimpinan.

4. Desentralisasi dilakukan bertahap.

Pengarahan

1. Setelah fungsi perencanaan dan organisasi untuk tata laksana perusahaan selesai dirancang, perlu pengarahan kegiatan.

2. Pengarahan merupakan cara pimpinan memberikan perintah pada bawahan untuk menunjukkan apa yang seharusnya dilakukan.

3. Pengarahan melalui instruksi haruslah masuk akal, lengkap, jelas, dan tertulis; selain itu perlu tindak lanjut, dipakai standar-standar dan konsultasi seperlunya.

Koordinasi

1. Koordinasi penting untuk memadukan kegiatan dan tujuan berbagai unit suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien.

2. Walau sulit dicapai karena berbagai alasan koordinasi harus diselenggarakan dengan penyederhanaan organisasi, harmonisasi kebijaksanaan dan program pemanfaatan metode komunikasi, mengutamakan tujuan, mengembangkan kebiasaan, memanfaatkan hubungan informal, komite dan penghubung.

Komunikasi

1. Komunikasi merupakan proses penyampaian dan interpretasi informasi mereka yang bekerja di dalam organisasi.

2. Komunikasi berperan besar di dalam rangka meningkatkan keefisiensian dan keefektifan kerja para anggota organisasi.

3. Sistem komunikasi yang mewadahi proses komunikasi ada berbagai jenis dan dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan.

Motivasi

1. Motivasi merupakan sesuatu yang berasal dari diri orang seorang, yang menyebabkan, menyalurkan, serta melestarikan perilaku seseorang.

2. Dengan motivasi prestasi seseorang akan meningkat, mencegah konflik, menunjukkan kemampuan kepemimpinan seseorang, serta kepuasan kerja.

3. Berbagai model/teori motivasi telah ditemukan orang.

Proses Mempengaruhi dan Kepemimpinan

1. Pengaruh merupakan transaksi sosial di mana seseorang atau sekelompok orang digerakkan oleh seseorang atau sekelompok orang lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.

2. Metode mempengaruhi bermacam-macam, yaitu dengan kekuatan, fisik, penggunaan sanksi, keahlian dan kharisma;

3. Ada hubungan antara pengaruh, kekuasaan dan wewenang; timbul kepemimpinan daripadanya;

4. Kepemimpinan didekati dari sifat-sifat yang melekat pada seseorang, perilaku dan situasi tertentu.

5. Gaya kepemimpinan bermacam-macam:
   a. yang berorientasi orang lawan yang berorientasi pekerjaan
   b. yang eksploitatif-otoritatif, otoritatif, konsultatif, dan partisipatif.
   c. keras-lunak.

Konflik dan Pengambilan Keputusan

1. Walaupun fungsi, hubungan, struktur dan proses organisasi sudah diatur dengan baik, masih saja terjadi konflik karena satu dan lain hal.

2. Konflik merupakan peristiwa di mana orang atau sekelompok orang merasa frustrasi oleh orang atau kelompok lain dan berperilaku seakan tak puas.

3. Konflik dikatakan sebagai hal yang merugikan dan tak perlu, ada yang mengatakan dapat dimanfaatkan untuk menunjukkan permasalahan; ada yang mengatakan bersifat fungsional dan perlu dikelola dengan baik.

4. Sebab-sebab konflik bermacam-macam, yang penting bagaimana menstimulasi, mengurangi dan menyelesaikan konflik.

   Perubahan Organisasi

1. Perubahan organisasi perlu untuk mengikuti perubahan lingkungan agar organisasi itu dapat terus berkembang.

2. Perubahan organisasi dilakukan dengan menghayati penting dan perlunya perubahan, mengidentifikasi masalah, mendiagnosis masalah dan mendisain strategi pengobatan serta penilaian.

3. Sumber perubahan itu bermacam-macam dan harus dimanfaatkan.

4. Usaha melawan perubahan harus diredam.

Pengembangan Organisasi

1. Pengembangan organisasi perlu agar organisasi dapat menangkal perubahan-perubahan yang terjadi di dalam lingkungan badan usaha.

2. Pengembangan organisasi dilakukan dengan berbagai cara dan dengan menggunakan berbagai model diagnosis organisasi.

3. Pengembangan sumber daya manusia di dalam organisasi pun perlu agar produktivitas sumber daya manusia meningkat; semangat kerja meningkat; kemandirian, kreativitas dan usaha inovatif maju, serta stabil dan luwes.

Organisasi Masa Depan

1. Organisasi masa depan harus lebih memperhatikan lingkungan luar yang selalu berubah sehingga dapat lebih tanggap dengan demikian tetap hidup, stabil dan bahkan berkembang.

2. Berbagai ciri keefektifan organisasi perlu dihayati agar dapat dijadikan pegangan mengembangkan organisasi.

3. Kecenderungan adanya heterogenitas, penting dan perlunya informasi dan berkurangnya kesetiakawanan sosial memaksa kita untuk selalu berusaha memilih personalia yang terbaik, membuat sistem informasi yang baik dan mengusahakan kedisiplinan dan kesetiaan yang tinggi.

   Sumber Buku Organisasi dan Perusahaan karya Sukanto Reksohadiprodjo