Pengantar Kearsipan Bag 2

Pengantar Kearsipan

Bag 2

Pengelolaan Arsip Inaktif

Arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat arsip inaktif (records centre). Pusat arsip inaktif hanya boleh digunakan oleh karyawan instansi yang bersangkutan. Berdasarkan kepemilikannya, pusat arsip inaktif dapat dikelompokkan menjadi dua arsip inaktif komersial dan arsip inaktif milik perusahaan sendiri. Umumnya pusat arsip inaktif terletak di luar kompleks instansi pencipta arsip.

Pengelolaan Arsip Vital

Arsip dinamis vital adalah arsip yang sangat dibutuhkan untuk kelangsungan hidup sebuah lembaga, baik pemerintah atau swasta. Kerusakan arsip ini tak tergantikan. Karena itu perlu ada program pengamanan terhadap arsip dinamis vital. Arsip dinamis vital dapat disimpan pada penyimpanan arsip aktif, dapat pula disimpan pada penyimpanan arsip inaktif.

Konsep Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang disimpan secara permanen karena mempunyai nilai historis. Penambahan arsip statis dilakukan melalui proses akuisisi. Agar proses akuisisi dilakukan secara terarah dan taat azas, perlu dibuatkan haluan. Agar arsip statis yang disimpan secara permanen itu mudah ditemukan kembali, arsiparis harus membuat finding aids, yang berupa register panduan, inventaris atau indeks.

Deskripsi Arsip Statis

Deskripsi arsip menurut standar yang dikeluarkan oleh International Council of Archives terdiri atas 6 daerah, masing-masing memiliki ketentuan cara pengisiannya. Keenam daerah tersebut adalah:

daerah pernyataan identitas,
daerah konteks,
daerah isi dan struktur,
daerah syarat akses dan pemakaian,
daerah materi berkaitan, dan
daerah catatan.

Pengamanan

Pengamanan arsip dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari cara yang sederhana seperti mengunci atau menggembok ruangan atau lemari arsip hingga ke pengamanan gawai modern seperti komputer, pengenalan suara, dan sidik jari.

Pencegahan Bencana dan Pemulihan Arsip

Pencegahan bencana lebih baik dilakukan daripada mengatasi bencana seperti halnya dengan prinsip kesehatan, lebih baik mencegah daripada mengobati. Pencegahan bencana dilakukan menurut jenis arsip (kertas, non kertas) serta jenis bencana yang akan dihadapi seperti bahaya debu, air, kebakaran, serangga dan listrik mati.

Retensi Arsip

Program retensi arsip meliputi jadwal dan prosedur pemusnahan arsip. Retensi arsip dilakukan untuk memenuhi keperluan instansi dan perundang-undangan. Sebelum melakukan pemusnahan arsip, perlu dilakukan penaksiran arsip inaktif. Program retensi arsip harus dapat dipertanggungjawabkan dan diikuti dengan implementasi yang sesuai dengan prosedur.

Arsiparis Sebagai Tenaga Profesional

Istilah profesi berbeda artinya dengan pekerjaan (occupation) karena profesi merupakan sebuah pekerjaan dengan keahlian khusus.

Karena itu sebutan profesinya tukang parkir (maaf, tidak merendahkan martabat tukang parkir) bukankah sebutan yang tepat karena tukang parkir tidak memerlukan keahlian tertentu. Untuk dapat disebut sebagai sebuah profesi harus memenuhi syarat tertentu seperti adanya pendidikan di tingkat perguruan tinggi yang mencakup aspek teori dan praktik, memiliki asosiasi serta kode etik profesi, berorientasi pada jasa, keberhasilannya tidak selalu dapat diukur dengan uang.

Dengan persyaratan demikian, maka asiparis dapat disebut sebagai sebuah profesi bila memenuhi syarat-syarat di atas.

Pendidikan Arsiparis

Pendidikan arsiparis, terutama untuk arsip statis, dilakukan pada tingkat pendidikan tinggi. Dalam hal demikian ada 5 ancangan yang dilakukan ialah pendidikan arsiparis menurut tradisi Eropa, Italia-Hispanik, Inggris, Amerika Utara dan Dunia Ketiga. Indonesia sebagai bekas jajahan Belanda semula menggunakan pola pendidikan model Belanda namun kini sudah berubah meniru pola Amerika Utara.

Pendidikan arsiparis diberikan di berbagai jenjang pendidikan tinggi, tergantung pada masing-masing negara. Untuk Indonesia, dewasa ini pendidikan program diploma diberikan oleh beberapa perguruan tinggi, sementara untuk program magister baru ditawarkan oleh Universitas Indonesia.