Administrasi Biaya

Adiminstrasi Biaya

Manajemen dan Fungsi Pengawasan Bidang Keuangan

Pelaksanaan kegiatan usaha khususnya dalam perusahaan industri dikelola oleh manajemen. Pihak manajemen pada pokoknya terdiri dari kelompok-kelompok yang berjenjang antara lain kelompok manajemen operasi, manajemen menengah dan manajemen eksekutif.

Dalam kegiatan usaha ketiga kelompok tersebut saling bergerak secara selaras menuju upaya pencapaian tujuan perusahaan.

Akuntansi biaya merupakan prosedur dan sistem informasi yang dapat dipergunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah penentuan, pengumpulan dan pengendalian biaya dalam perusahaan. Dalam pengembangan implementasi pengawasannya maka sistem pengawasan tidak dapat terlepas dari perencanaan dan prosesnya informasi dari akuntansi umum, akuntansi biaya ataupun pihak penganalisis biaya. Dari perencanaan diperoleh suatu baku standar daripada pelaksanaan, dari akuntan umum terinformasikan catatan-catatan keuangan yang berkaitan dengan segala aktivitas usaha, dari akuntansi biaya diperoleh standar biaya beserta analisisnya di samping laporan prestasi. Maka dengan sistem yang demikian rapih bisa diharapkan tercapainya efisiensi usaha.

Pada tingkat perencanaan, informasi akuntansi merupakan arah untuk mengatur masa depan. la membantu manajemen untuk membuat anggaran bagi masa yang akan datang atau untuk suatu penentuan di muka atas biaya bahan baku (material cost), upah dan gaji (wages and salaries) dan biaya pabrik yang lain (manufacturing cost). Selain itu digunakan untuk menentukan harga pokok barang yang dihasilkan, menentukan pengeluaran modal/capital untuk perluasan perusahaan, untuk menaikkan penjualan atau produksi dan dalam pengawasan digunakan untuk membandingkan hasil saat ini dengan standar (patokan) dan yang telah direncanakan (budget).

Laporan Keuangan

Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan oleh berbagai pihak, produk dari sistem tersebut berupa laporan keuangan merupakan sarana pihak intern (manajemen) dan pihak ekstern (misal pemerintah, kreditur, dan sebagainya) dalam rangka pengambilan keputusan berkenaan dengan kondisi dan prestasi dari suatu perusahaan.

Laporan keuangan terdiri dari beberapa macam, dapat berupa Neraca, Laporan Laba-Rugi, Laporan Perubahan Modal dan laporan-laporan pendukung yang lain. Dari laporan-laporan tersebut dapat diinformasikan pula perkembangan setiap unsur, maupun perkembangan usaha. Atau dengan kata lain cara berkomunikasi dengan pihak luar atau dalam perusahaan yaitu dengan menyajikan laporan keuangan berupa Neraca dan Laporan Laba/Rugi. Laporan Laba/Rugi pelengkap dari Neraca berisikan pendapatan dan biaya. Di samping biaya yang lain (biaya operasi) dalam Laporan Laba/Rugi ada juga terdapat harga pokok penjualan.

Dalam perusahaan industri elemen harga pokok penjualan kadang terdiri dari biaya bahan, biaya tenaga kerja langsung, biaya tak langsung produk persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi.

Laporan biaya sebenarnya tidak hanya berlaku pada perusahaan industri tetapi dapat pula dimanfaatkan untuk bentuk usaha-usaha lain di luar perusahaan beraktivitas industri.

Pengertian Akuntansi Biaya

Secara garis besar aplikasi akuntansi biaya dalam pelaksanaan ada dua yaitu Job order Costing dan Process Costing. Pertimbangan pemilihan metode ini didasarkan kepada jenis dan sifat dari produk yang akan dihasilkan.

Akuntansi biaya tidak hanya berlaku bagi perusahaan pabrikan saja tetapi pada masa sekarang, dapat dikatakan setiap kegiatan usaha yang menyangkut keuangan pasti mempertimbangkan pemikiran dan teknis akuntansi biaya. Dengan demikian dapat dikatakan hampir seluruh bentuk kegiatan bisnis dituntut menggunakan sistem ini, tinggal bagaimana implementasinya sangat diperlukan orang-orang yang cakap mengembangkan pemikiran-pemikiran yang berorientasi pada perhitungan-perhitungan yang canggih guna mencapai efisiensi yang paling baik.

Antarbagian mempunyai hubungan yang tidak dapat terlepas secara murni. Masing-masing boleh dikatakan mempunyai keterkaitan dalam penggunaan biaya dan efisiensi dalam secara total antardepartemen. Departemen-departemen yang dimaksud antara lain: departemen produksi, departemen personalia, departemen keuangan, departemen pemasaran, dan departemen-departemen yang lain yang ada dalam perusahaan.

Akuntansi biaya yang merupakan suatu sistem informasi, maka juga dituntut dapat menghasilkan hasil dari sistem yang bersifat menyeluruh. Untuk ini maka sangat diperlukan adanya sasaran jangka panjang, perincian rencana organisasi, perincian dari rencana pekerjaan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang serta pembukuan prosedur bagi pelaksanaan dan pengawasan dari rencana-rencana yang ada.

Biaya yang tercakup dalam akuntansi biaya adalah:

Biaya Bahan Langsung

Biaya Produksi Biaya Tenaga Langsung

Biaya Overhead

Biaya

Biaya penjualan

Biaya Usaha

Biaya umum dan Administrasi


KONSEP BIAYA DAN PENGGUNAAN DATA BIAYA

Konsep Biaya dan Penggunaan Data Biaya

Istilah biaya dan ongkos mempunyai pengertian yang berbeda. Biaya didefinisikan sebagai suatu nilai tukar, peristiwa, suatu pengorbanan yang dilakukan untuk mendapatkan manfaat. Sedangkan pengertian ongkos merupakan pengorbanan yang harus dibuat dalam setiap transaksi penghasilan. Karena biaya memberikan manfaat di waktu yang akan datang, maka biaya merupakan aktiva yang dicantumkan dalam neraca. Sedangkan ongkos tidak dapat memberi manfaat lagi di waktu yang akan datang, maka ditempatkan pada perkiraan laba-rugi.

Dari data-data biaya baik data biaya masa lalu, data biaya masa kini dan data biaya masa yang akan datang semuanya mempunyai kegunaan masing-masing. Untuk mengadakan pengawasan terhadap biaya-biaya saat ini diperlukan data biaya masa lalu, demikian juga pengambilan keputusan, disajikan dan dianalisis, sehingga dapat digunakan untuk kepentingan perusahaan, antara lain untuk perencanaan laba, pengawasan biaya, penilaian laba tahunan, menetapkan harga jual dan untuk mengambil suatu keputusan.

Penggolongan Biaya

Untuk dapat menyajikan data yang berguna bagi manajemen maka diperlukan suatu pengklasifikasian biaya antara lain klasifikasi biaya:

1. berdasar sifatnya;

2. dalam hubungannya dengan periode akuntansi;

3. dalam hubungannya dengan perubahan volume/kegiatan;

4. dalam hubungannya dengan produksi;

5. dalam hubungannya dengan departemen pabrik;

6. untuk perencanaan dan pengawasan.

Proses penggolongan biaya dapat dimulai dengan jumlah seluruh biaya yang dapat berarti semua biaya atau pengurangan dari pemasukan penjualan sebelum dipotong pajak pendapatan.

Dari penggolongan biaya timbul berbagai istilah biaya yang berbeda-beda. Penggolongan biaya ini dimaksudkan untuk membantu manajemen mencapai tujuan atau sasaran karena dari penggolongan biaya dapat diperlukan perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan.

Penggolongan dasar dari biaya-biaya adalah:

1. Biaya pabrikasi yang terdiri dari: bahan-bahan langsung, upah langsung dan biaya overhead. Unsur-unsur dari biaya pabrikasi ini mempunyai kecenderungan berubah sesuai dengan volume dan kegiatan produksi:

1. Ongkos penjualan, yang merupakan ongkos pemesan dan administrasi dihitung setelah barang siap untuk dipasarkan. Pada dasarnya kegiatan produksi adalah melakukan pembelian bahan, proses produksi, dan penjualan, sehingga penggolongan biaya berdasarkan pada kegiatan-kegiatan tersebut.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi dan Tanggung Jawab Pengawasan Biaya

Di samping faktor intern, lingkungan pun mempunyai pengaruh pula terhadap pelaksanaan dari tugas-tugas dari departemen-departemen perusahaan. Dan juga hubungan antara departemen-departemen mempunyai pengaruh yang besar terhadap pelaksanaan dan biaya yang ditimbulkan oleh suatu unit tertentu.

Dengan demikian maka data akuntansi tidak akan pernah dapat menggantikan semua faktor yang mempengaruhi dan menilai keefektifan pelaksanaan kerja. Oleh karena itu penyelenggaraan suatu sistem akuntansi yang tepat haruslah mengutamakan kemudahan pengawasan biaya melalui akuntansi pertanggungjawaban dan waspada terhadap kebutuhan pada semua data akuntansi biaya yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja.

Akuntansi pertanggungjawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan penghasilan dilakukan sesuai dengan bidang pertanggungjawaban dalam organisasi dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok orang yang bertanggung jawab terhadap penyimpangan dari biaya dan penghasilan yang dianggarkan. Oleh karena itu sebelum akuntansi pertanggungjawaban diselenggarakan, maka terlebih dahulu dalam organisasi telah dibagi-bagi menurut bidang pertanggungjawaban secara jelas dan tegas.


PENGUMPULAN BIAYA PRODUKSI BERDASARKAN PESANAN DAN PROSES

Kalkulasi Biaya Produksi Berdasarkan Pesanan

Kalkulasi biaya pokok pesanan kerja dilakukan oleh perusahaan yang melaksanakan proses produksi berdasarkan pesanan. Untuk menghitung biaya pokok/harga pokok harus diketahui unsur-unsur dari harga pokok tersebut, yaitu biaya bahan baku dan biaya overhead.

Prosedur-prosedur yang menyangkut perkiraan bahan baku meliputi:

1. pembelian bahan baku;

2. penyerahan bahan baku dari gudang ke pabrik.

Sedangkan untuk mengetahui biaya upah diperlukan data mengenai jam kerja buruh dan tarif per jam kerja. Untuk menetapkan biaya overhead dianggap agak rumit, karena adanya sifat-sifat biaya yang terjadinya pada saat tertentu, sehingga tidak dapat dibebankan begitu saja kepada pesanan-pesanan. Di dalam perhitungan biaya overhead diperlukan adanya tarif biaya overhead yang ditentukan di muka atau disebut juga biaya overhead yang dibebankan. Biaya overhead yang sebenarnya, dibebankan kepada perkiraan kontrol biaya overhead.


Kalkulasi Khas dan Prosedur Biaya Proses

Kalkulasi biaya proses adalah cara penentuan bahan biaya produk di mana biaya produksi selama periode tertentu dibebankan kepada proses atau kegiatan produksi dibagikan sama rata kepada produk yang dihasilkan dalam periode tersebut. Di samping itu penentuan kalkulasi biaya per satuan produk dapat dilakukan dengan cara membagi jumlah biaya produksi yang dikeluarkan dalam

periode tertentu dengan jumlah satuan produk yang dihasilkan dalam jangka waktu pendek/periode yang sama.

Ciri-ciri khas proses produksi pada perusahaan yang menerapkan kalkulasi biaya proses adalah sebagai berikut: (1) proses pengolahan produk yang dilakukan terus-menerus (kontinyu), (2) Produk yang dihasilkan merupakan produk standard, dan (3) produksi ditujukan untuk mengisi persediaan gudang barang jadi. Adapun ciri-ciri khas pengumpulan biaya produksi pada perusahaan industri yang menerapkan kalkulasi biaya proses meliputi: (1) biaya produksi dikumpulkan untuk tiap-tiap bulan atau periode penentuan beban biaya produk,

(2) beban biaya per satuan produk dihitung pada akhir tiap bulan atau akhir periode penentuan beban biaya produk dan (3) cara perhitungan beban biaya per satuan produk adalah jumlah biaya produksi yang telah dikeluarkan selama bulan atau periode tertentu dibagi dengan jumlah unit dan produk yang dihasilkan selama bulan akan periode yang bersangkutan.

Suatu produk dapat mengalir melalui pabrik dengan beraneka cara. Dalam perusahaan industri yang menerapkan kalkulasi biaya proses bisa terjadi tiga arus produk, yaitu arus produk berurutan, arus produk sejajar dan arus produk selektif. Tetapi walaupun dalam perusahaan industri itu dapat terjadi tiga kemungkinan penggunaan arus produk yang berbeda, pada prinsipnya kalkulasi biaya proses dapat diterapkan dalam perusahaan tersebut.

Laporan Biaya Produksi

Dalam rangka kalkulasi biaya proses baik data bahan baku, upah dan overhead dicatat pada masing-masing perkiraan yang telah disediakan sesuai dengan prosedur penerapan biaya akuntansi umum. Kemudian masing-masing departemen melakukan analisis terhadap beban biaya yang terjadi pada departemen yang bersangkutan melalui ayat-ayat jurnal yang tepat.

Dalam prosedur biaya proses, biaya upah dibedakan dan dibebankan kepada masing-masing departemen yang bersangkutan. Di samping itu baik dalam kalkulasi biaya pesanan maupun kalkulasi biaya proses, biaya overhead harus dikumpulkan datanya ke dalam buku besar pembantu biaya overhead pada departemen produksi.

Sebagai masalah dalam perhitungan harga pokok produk per satuan adalah penentuan jumlah produk yang dihasilkan dalam priode tertentu, hal ini karena pada akhir periode biasanya di bagian produksi masih terdapat produk yang belum selesai diproses. Sehingga untuk kepentingan perhitungan jumlah produk yang dihasilkan dalam periode tertentu. produk yang masih dalam proses pada akhir periode harus dinyatakan dalam unit ekuivalen yaitu berapa satuan produk selesai yang diperkirakan dapat dihasilkan dari produk yang pada suatu saat masih dalam proses produksi. Setelah produk yang masih dalam proses pada akhir tersebut ditentukan unit ekuivalennya, maka langkah selanjutnya adalah menentukan tingkat penyelesaiannya.


KALKULASI BIAYA PROSES (KALKULASI BIAYA RATARATA DAN FIFO)

Kalkulasi Biaya Rata-rata

Dalam suatu departemen produksi, produk dalam proses pada akhir periode akan merupakan produk dalam proses pada awal periode berikutnya. Hal ini karena produk dalam proses awal periode membawa harga pokok dari periode sebelumnya, maka akan timbul dua macam harga pokok dalam suatu departemen yaitu harga pokok periode sekarang dan harga pokok periode yang lalu. Sehingga dengan adanya dua macam harga pokok tersebut akan menimbulkan masalah dalam penentuan harga pokok produk selesai yang ditransfer ke departemen berikutnya atau ke gudang persediaan barang jadi.

Pada perusahaan yang proses produksinya dengan pola terus-menerus biasanya bahan baku dimasukkan dalam proses pada departemen produksi pertama, tetapi seringkali juga dilakukan penambahan bahan baku pada departemen produksi berikutnya. Sehingga penambahan bahan baku di dalam departemen setelah departemen produksi pertama akan timbul dua kemungkinan yaitu : (1) tambahan bahan baku tidak akan menambah jumlah produk yang dihasilkan dalam departemen di mana tambahan bahan baku terjadi dan (2) tambahan bahan baku akan menambah jumah produk yang dihasilkan dalam departemen produksi di mana tambahan bahan baku tersebut terjadi.

Di dalam metode biaya (harga pokok) rata-rata, untuk menghitung harga pokok rata-rata per satuan produk, biaya produksi periode yang lalu melekat pada pesediaan produk dalam proses awal ditambahkan kepada biaya produksi yang dikeluarkan dalam periode sekarang. Kemudian harga pokok rata-rata per satuan produk itu digunakan untuk menentukan harga pokok produksi selesai yang ditransfer ke departemen berikutnya dengan cara mengalikan kuantitas dengan harga pokok produk rata-rata per satuan produk tersebut.


Kalkulasi Biaya Berdasarkan FIFO

Di dalam metode biaya rata-rata, biaya persediaan awal barang dalam proses ditambahkan kepada biaya departemen sebelumnya mengenai biaya bahan baku, biaya bahan penolong, biaya tenaga kerja dan biaya overhead pabrik yang dikeluarkan dalam periode tertentu. Untuk biaya unit/satuan dijabarkan dengan membagikan jumlah biaya itu dengan jumlah unit ekuivalennya. Kemudian jumlah unit dan jumlah biaya itu dipindahkan ke departemen berikutnya sebagai jumlah kumulatif.

Sedang sebagai prinsip yang mendasari penggunaan metode FIFO adalah bahwa biaya produksi yang dikeluarkan dalam suatu departemen digunakan pertama kali untuk menyelesaikan perediaan produk dalam proses awal periode dan baru bagian lainnya dipakai untuk menyelesaikan produk yang dimasukkan dalam proses periode sekarang.

Dengan demikian di dalam metode FIFO harga pokok yang pertama kali masuk ke suatu departemen produksi, diperhitungkan pertama kali dalam harga pokok produk selesai yang ditransfer ke departemen berikutnya atau ke gudang barang jadi. Oleh karena harga pokok yang pertama kali masuk ke suatu departemen produksi adalah harga pokok yang melekat pada persediaan produk dalam proses awal, dan harga pokok yang berasal dari periode yang lalu, maka harga pokok produk dalam proses awal inilah yang diperhitungkan pertama kali di dalam harga pokok produk selesai yang ditransfer ke departemen berikutnya.

HARGA POKOK PRODUK SAMPINGAN DAN PRODUK BERSAMA

Harga Pokok Produk Sampingan

Istilah produk sampingan, umumnya digunakan untuk satu atau beberapa produk yang mempunyai nilai relatif lebih kecil daripada produk utama. Kadang-kadang produk sampingan tidak dikehendaki oleh perusahaan, karena tujuan utama perusahaan adalah memproduksi produk utama, bukan memproduksi sampingan. Akan tetapi dengan kemajuan pengetahuan dan teknologi, maka barang yang semula dianggap tidak bermanfaat bagi perusahaan, dapat diproses sedemikian rupa, sehingga bermanfaat bagi perusahaan. Timbulnya produk sampingan tidak dapat dihindari oleh perusahaan, karena produk ini dihasilkan oleh adanya proses produksi dari produk utama. Ada dua golongan produk sampingan, yaitu :

1. Produk sampingan dapat langsung dimanfaatkan, setelah terpisah dari produk utama.

2. Produk sampingan yang telah terpisah dari produk utama, masih memerlukan proses tambahan, sebelum produk ini akan dijual/dimanfaatkan.

Kedua golongan produk sampingan tersebut, jika telah dijual dan digunakan sendiri, akan mempengaruhi pendapatan perusahaan. Oleh karena itu hasil penjualan produk sampingan, walaupun mempunyai nilai yang relatif lebih rendah, harus dicatat dalam laporan pendapatan. Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk mencatat hasil penjualan, metode tersebut dapat digolongkan menjadi 2 yaitu:

1. Metode Tanpa Harga Pokok

2. Metode Harga Pokok

Jika produk sampingan digunakan oleh pabrik itu sendiri sebagai bahan baku atau bahan penolong, maka metode yang digunakan adalah metode nilai ganti


Harga Pokok Produk Bersama

Produk bersama merupakan dua produk atau lebih yang diproses secara serentak dengan serangkaian proses atau dengan proses gabungan. Hasil penjualan dari produk bersama mempunyai nilai yang relatif sama dengan seluruh penghasilan perusahaan. Contoh dari produk bersama adalah Gas. Perusahaan tidak mungkin memproduksi gas tanpa menghasilkan kokas pada waktu yang sama, demikian pula sebaliknya.

Karena produk bersama timbul secara serentak dalam proses produksi, maka masalah yang perlu diperhatikan adalah bagaimana mengalokasikan produk bersama kepada tiap-tiap produk tersebut. Dalam hal pembebanan biaya produksi, perusahaan dihadapkan pada masalah:

1. Harga pokok beban berlaku untuk segala jenis mutu.

2. Biaya produksi digunakan secara serentak untuk berbagai jenis mutu.

Metode yang dapat digunakan untuk mengalokasikan biaya bersama kepada tiap-tiap produk, yaitu:

1. Metode Nilai Pasar

Untuk menggunakan metode ini, pertama-tama harus ditentukan nilai pasar/harga jual dari produk yang bersangkutan. Harga jual suatu produk merupakan perwujudan biaya-biaya yang terserap dalam produk tersebut selama proses produksi.

2. Metode Kuantitatif

Tiap produk yang dihasilkan harus dapat diukur dengan satuan yang sama. Biaya bersama yang dialokasikan pada tiap-tiap produk disesuaikan dengan kuantitas bahan baku yang terserap.

3. Metode Rata-rata Biaya Per Satuan

Metode ini pada umumnya digunakan pada perusahaan yang menghasilkan produk bersama yang sejenis, tetapi berbeda dalam kuantitasnya. Pertama-tama ditentukan angka rata-rata biaya per satuan, yaitu jumlah biaya produksi bersama dibagi jumlah satuan produk bersama. Jumlah biaya bersama yang dialokasikan pada tiap-tiap produk diperoleh dengan perhitungan mengalikan jumlah satuan tiap produk dengan angka rata-rata tersebut.

4. Metode Rata-rata Tertimbang

Di dalam metode ini digunakan angka penimbang yang didasarkan pada jumlah bahan yang dipakai, faktor kesulitan, jenis tenaga dan keterampilan yang diperlukan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan produk tersebut, angka penimbang ini dijadikan dasar di dalam mengalokasikan biaya bersama kepada tiap-tiap produk.

Selanjutnya biaya bersama dapat dialokasikan pada tiap-tiap produk, selanjutnya dapat ditentukan laba/rugi penjualan dari tiap-tiap produk tersebut.


BIAYA OVERHEAD PABRIK

Biaya-biaya Overhead Pabrik

Biaya overhead pabrik berdasarkan metode harga pokok pesanan adalah semua elemen biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Sedangkan pengertian biaya overhead pabrik berdasarkan metode harga pokok proses, adalah semua elemen biaya produksi selain biaya bahan dan biaya tenaga kerja.

Agar supaya tarif biaya overhead pabrik dapat digunakan untuk keperluan perencanaan, pengambilan keputusan dan pengendalian biaya overhead pabrik itu sendiri, maka di samping tarif biaya overhead pabrik dilakukan penggolongan ke dalam tarif biaya overhead pabrik tetap dan biaya overhead pabrik variabel, juga pembebanan biaya overhead pabrik dilakukan atas dasar tarif yang ditentukan di muka.

Adapun langkah-langkah di dalam perhitungan biaya overhead pabrik meliputi:

(1) menyusun budget biaya overhead pabrik, yang perlu diperhatikan didalamnya adalah mengenai tingkatan kegiatan yaitu apakah kapasitas teoritis, kapasitas praktis, kapasitas normal ataukah kapasitas sesungguhnya yang diharapkan; (2) pemilihan dasar yang dipakai untuk pembebanan biaya overhead pabrik kepada produk atau pesanan, di sini dapat dipilih apakah atas dasar : satuan produk, biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, jam kerja langsung araukah atas dasar jam mesin; (3) merupakan langkah terakhir adalah menghitung tarif biaya overhead pabrik, yang dapat menggunakan metode harga pokok penuh atau metode harga pokok variabel.

Departemenisasi Biaya Overhead Pabrik

Dalam departemenisasi biaya overhead pabrik, tarif biaya overhead pabrik dihitung untuk setiap departemen dengan dasar pembebanan yang mungkin berbeda di antara departemen-departemen yang ada. Hal itu dimaksudkan agar dapat diperoleh kepastian/kejelasan tanggung jawab setiap biaya yang terjadi dalam departemen tertentu. Sehingga dengan digunakannya tarif-tarif biaya overhead pabrik yang berbeda untuk tiap departemen akan dapat memberikan ketelitian di dalam penentuan harga pokok produk ada masing-masing departemen yang bersangkutan.

Di dalam menyusun budget untuk kepentingan distribusi biaya overhead pabrik, maka perlu elemen biaya overhead pabrik dikelompokkan, menjadi: 1) Biaya overhead langsung departemen yaitu jenis biaya overhead pabrik yang terjadi atau dapat langsung dibebankan kepada departemen tertentu, dan 2) Biaya overhead pabrik tidak langsung departemen yaitu jenis biaya overhead pabrik yang manfaatnya dinikmati oleh lebih dari satu departemen. Hal ini dimaksudkan untuk lebih mudah nantinya di dalam melakukan pengalokasiannya maupun di dalam penghitungan tarif pembebanannya.

Yang perlu diperhatikan di dalam melakukan penghitungan tarif biaya overhead pabrik untuk setiap departemen produksi setelah selesai pengalokasian biaya overhead pabrik dari departemen pembantu ke departemen produksi adalah, dasar atau metode yang digunakan dalam perhitungannya harus disesuaikan/dinamakan dengan metode yang dipakai dalam mengalokasikan biaya overhead dari departemen pembantu ke departemen produksi masing-masing


BIAYA BAHAN BAKU DAN BIAYA TENAGA KERJA

Biaya Bahan Baku

Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian integral produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, pembelian impor maupun dari pengolahan sendiri. Di dalam pembelian bahan baku, perusahaan tidak hanya mengeluarkan uang sejumlah harga beli bahan baku saja, tetapi juga mengeluarkan biaya-biaya pembelian, pergudangan dan biaya-biaya perolehan lain. Sehingga timbul masalah mengenai bagaimana prosedur permintaan bahan baku, dan bagaimana pula cara melakukan perhitungan terhadap harga pokok bahan baku.

Apabila persediaan bahan baku yang ada di dalam gudang ternyata memiliki harga pokok per satuan yang berbeda-beda maka timbullah masalah mengenai bagaimana cara penentuan harga pokok bahan baku yang dipakai dalam kegiatan produksi.

Oleh karena biaya bahan merupakan salah satu elemen penting dari biaya produksi maka yang perlu diperhatikan oleh setiap manajemen, yaitu bagaimana caranya agar tidak terjadi keterlambatan tersedianya bahan, dan juga tidak terlalu berlebihan tersedianya bahan. Karena dengan adanya keterlambatan bahan akan mempengaruhi kelancaran kegiatan produksi, sedangkan persediaan bahan yang terlalu berlebihan berarti suatu pemborosan modal kerja yang tertanam di dalam persediaan bahan. Untuk itu manajemen perlu melakukan perencanaan, dan pengendalian bahan yang baik.

Biaya Tenaga Kerja

Biaya tenaga kerja merupakan elemen biaya produksi yang cukup besar untuk perusahaan manufaktur, sehingga sangat perlu diadakan pengawasan terhadap biaya tenaga kerja tersebut. Adapun tujuan utama pengawasan biaya tenaga kerja bagi manajemen adalah supaya dapat dicapai efisiensi tenaga kerja yang termasuk di dalamnya, yaitu menjaga agar kualitas produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas dan dapat dicapainya volume produksi secara optimal.

Pengawasan atas biaya tenaga kerja memerlukan adanya suatu alat pengukur prestasi yang tepat, misalnya dalam bentuk standar pengukuran prestasi, hal ini agar dapat digunakan sebagai alat pengkur produktivitas dan efisiensi prestasi kerja serta dapat digunakan untuk menilai perbedaan antara yang diharapkan dengan yang dicapai.

Biaya tenaga kerja adalah semua balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. Namun demikian sistem penggajian antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain belum tentu sama, karena pemakaian sistem penggajian karyawan itu disesuaikan dengan kondisi perusahaannya.

Pada perusahaan yang relatif besar biasanya di dalam memilih sistem penggajian karyawannya, faktor yang biasa dipertimbangkan adalah, program gaji dan upah insentif, karena merupakan elemen biaya tenaga kerja yang jumlahnya cukup besar dan berhubungan langsung dengan produktivitas. Program gaji dan upah insentif bisanya digunakan sebagai dasar sistem penggajiannya pada perusahaan yang relatif besar, dan didukung dengan adanya administrasi yang telah baik/mantap.


SISTEM HARGA POKOK STANDAR

Penetapan Harga Standar dan Analisis Selisih

Harga pokok standar adalah harga pokok yang ditentukan di muka, yang merupakan jumlah biaya yang seharusnya untuk membuat satu satuan produk atau membiayai proses produksi tertentu di bawah asumsi kondisi ekonomi, efisiensi dan faktor-faktor lain tertentu.

Sistem harga pokok standar membantu bagi manajemen di dalam merencanakan kegiatan operasi dan untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang pengaruh dari hasil keputusan yang telah diambil terhadap biaya dan laba perusahaan.

Dengan demikian sistem harga pokok standar bagi manajemen dapat dipergunakan untuk (a) menetapkan anggaran, (b) mengendalikan biaya, mengerahkan dan mengukur efisiensi, (c) menggalakkan kemungkinan-kemungkinan pengurangan biaya (penghematan), (d) menyederhanakan prosedur pembiayaan dan menyajikan laporan biaya dengan cepat, dan (f) menetapkan dasar perhitungan untuk pelelangan, kontrak dan harga jual.

Penentuan standar yang akan digunakan harus dipilih suatu standar yang mampu memberikan dorongan tingkat bagi pekerja untuk mencapai tingkat aktivitas atau produktivitas yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dengan menetapkannya standar yang terlalu longgar, memungkinkan para pekerja akan cenderung untuk menetapkan sasaran tujuannya lebih rendah dari seharusnya, yang berarti akan mengurangi produktivitas di bawah dari yang seharusnya. Dan sebaliknya apabila standar ditetapkan terlalu ketat, maka apabila para pekerja sadar bahwa standar tersebut tidak mungkin dicapai, sebagai akibatnya mereka akan frustasi dan tidak ada usaha untuk mencapai apa yang dituturkan oleh standar tersebut.

Prosedur Akuntansi Sistem Harga Pokok Standar

Penerapan biaya standar ke dalam sistem akuntansi menghasilkan pemakaian sistem biaya standar yang paling efisien dan memberikan penghematan dan meningkatkan ketelitian dalam pekerjaan administrasi. Dalam masalah yang manapun, varian dapat digunakan dalam menyusun budget, kontrak, dan mentapkan biaya.

Oleh karena begitu besarnya nilai dari hasil analisis varian bagi manajemen perusahaan di pengambilan kebijaksanaan, maka untuk semua pengawas yang ada umumnya menangani hampir dua per tiga bahkan hampir seluruhnya dari produksi diberikan tanggung jawab langsung mengenai penyimpangan-penyimpangannya.

Harga pokok standar sebagai alat untuk pengendalian biaya dan penilaian prestasi hendaknya selalu diperiksa kembali dan selalu dimonitor, agar harga pokok standar merupakan alat yang up to date untuk tujuan tersebut dan apabila diperlukan dapat diadakan perubahan terhadap harga pokok standar yang semula sudah ditentukan.

ANALISIS BREAK EVEN DAN ANALISIS BIAYA – VOLUME – LABA SEBAGAI ALAT PERENCANAAN LABA

Analisis Break-Even

Break-even adalah suatu keadaan di mana suatu usaha tidak memperoleh laba dan tidak menderita rugi. Dengan kata lain suatu usaha dikatakan dalam keadaan break-even apabila jumlah penghasilan sama dengan jumlah biaya, atau apabila marginal income (contribution margin/batas kontribusi) hanya dapat digunakan untuk menutup biaya tetap saja.

Analisis break-even adalah suatu cara untuk mengetahui berapa volume penjualan minimum agar supaya perusahaan tidak menderita rugi, tetapi juga belum memperoleh laba, dengan kata lain laba perusahaan sama dengan nol.

Suatu usaha dihentikan apabila penghasilan yang diperoleh tidak dapat menutup biaya-biaya yang memerlukan pembayaran segera dengan uang kas (biaya tunainya). Sedang untuk mengetahui pada tingkat berapa penjualan suatu usaha harus dihentikan dapat dilakukan dengan mencari titik perpotongan antara garis penjualan dengan garis biaya total dalam grafik break-even atau dengan membagi biaya tetap tunai dengan contribution margin ratio (ratio batas kontribusi).

Batas keamanan (margin of safety) adalah persentase yang menunjukkan batas sampai seberapa jauh penjualan yang dianggarkan boleh turun tetapi perusahaan tidak menderita rugi, atau penurunan maksimum dari penjualan dianggarkan tetapi perusahaan tidak menderita rugi.

Analisis Biaya – Volume – Laba

Analisis break-even merupakan salah satu bentuk analisis biaya, volume dan laba karena untuk mengetahui break-even maupun margin of safety perlu dilakukan analisis terhadap hubungan antara biaya, volume dan laba.

Titik berat analisis pada analisis break-even diletakkan pada tingkat penjualan minimum yang menghasilkan laba sama dengan nol, sedangkan titik berat analisis di dalam analisis biaya, volume dan laba diletakkan pada sampai seberapa jauh perubahan-perubahan pada biaya, volume dan harga jual berakibat pada perubahan laba perusahan.

Suatu alat yang dapat membantu manajemen di dalam memperkirakan pengaruh kegiatan atau usaha-usaha yang akan dilaksanakan dan pengaruh perubahan kondisi pasar terhadap laba, sehingga manajemen dapat memilih berbagai macam usul/alternatif kegiatan yang memberikan kontribusi terbesar terhadap pencapaian laba di masa yang akan datang adalah susunan anggaran mengenai penghasilan dan biaya dan penyajian data tersebut ke dalam grafik volume dan laba

Pengantar Ilmu Administrasi Negara Bag 2

Pengantar Ilmu Administrasi Negera

Bag 2

Studi Perilaku dan Sumber Daya

  1. Pandangan filosofi mengenai administrasi negara dapat dikelompokkan menjadi dua bagian: pandangan makro dan pandangan mikro.

  2. Etika administrasi dibahas dalam hubunganya dengan masalah tujuan dan cara yang diperlakukan dalam lingkungan birokrasi. Etika administrasi dimak-sudkan untuk mendorong agar birokrat menampilkan perilaku yang benar dan berguna.

  3. Studi perilaku administrasi berguna:
    a. menunjukkan apa yang harus dilakukan pada satu situasi tertentu;
    b. memberikan deskripsi lingkungan di mana organisasi bergerak;
    c. memberikan kerangka konseptual untuk memecahkan masalah-masalah organisasi

  4. Perhatian pada elemen manusia ditujukan untuk menemukan keseimbangan antara kebutuhan organisasi dan individu. Kecenderungan baru yang terdapat dalam administrasi kepegawaian adalah dorongan menumbuhkan partisipasi para pekerja dalam proses pembuatan keputusan.

  5. Administrasi keuangan pada tingkat nasional dipandang sebagai issue politik dan sosial. Administrasi keuangan merupakan alat paling penting dalam kehidupan negara. Karena kemampuannya untuk berfungsi sebagai alat koordinasi.


Studi Perbandingan dan Pengembangan

  1. Administrasi Pemerintah Daerah berusaha menganalisis pemerintah daerah sebagai fenomena ad inistrasi, sebagai satu bagian penting dalam kehidupan kenegaraan, di mana sistem administrasi pemerintah daerah amat dipengaruhi oleh faktor-faktor situasional faktor-faktor lingkungan.

  2. Perbandingan Administrasi Negara sebagai pendatang baru dalam dunia akademik kelahirannya didorong untuk mencapai dua tujuan sekaligus, yakni: untuk memberikan bobot ilmiah bagi administrasi negara, dan untuk membuat agar semua program bantuan teknis berhasil.

  3. Kegiatan-kegiatan dalam rangka studi Organisasi dan Metode meliput tiga hal berikut: penyelidikan organisasi, penyempurnaan metode, dan penelaahan tata ruang.

  4. Usaha pengembangan/pelembagaan organisasi adalah suatu usaha untuk memperbaiki efektivitas dan kesehatan organisasi dengan menggunakan ilmu dan pengetahuan perilaku. Pengembangan/pelembagaan organisasi dipandang sebagai analisis segi kemanusiaan dalam seluruh kehidupan organisasi.

  5. Perkembangan masyarakat yang semakin kompleks mendorong tumbuhnya studi administrasi terhadap bidang-bidang khusus. Tujuannya adalah untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.


MASALAH TEORI ADMINISTRASI NEGARA

Pengertian Teori Administrasi Negara

  1. Yang dimaksudkan dengan teori administrasi negara adalah serangkaian usaha untuk melakukan konseptualisasi mengenai apakah yang dimaksudkan dengan administrasi negara, bagaimana caranya memperbaiki hal-hal yang dikerjakan oleh administrasi negara, bagaimana menentukan apa yang harus dikerjakan oleh administrator publik, mengapa orang berperilaku tertentu dalam suatu situasi administrasi, dan dengan cara apakah aparatur pemerintah disusun dan dikoordinasi untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

  2. Salah satu alasan utama mengapa orang mempersoalkan status keilmuan administrasi negara, adalah karena administrasi negara tidak mempunyai inti-teoritis. Banyak teori dalam administrasi negara, tetapi tidak ada teori dari administrasi negara.

  3. Para praktisi menggunakan teori administrasi dalam kerangka untuk memberikan rasionale (alasan) dari kegiatan praktis mereka dan untuk membenarkan praktek administrasinya.

  4. Administrasi negara baru saja, secara sistematik, mengembangkan teori-teorinya. Arti pentingnya teori administrasi negara terlihat dari kegunaannya untuk meramalkan dan menerangkan gejala administrasi.


Jenis-jenis Teori Administrasi Negara

  1. Ada berbagai macam teori administrasi negara yang dikemukakan oleh para ahli. Misalnya yang diajukan oleh:
    a) William L Morrow, yang menyebutkan teori administrasi negara terdiri dari:

    1. teori deskriptif

    2. teori preskriptif

    3. teori normatif

    4. teori asumtif

    5. teori instrumental


    b) Stephen P. Robbins, yang mengajukan lima teori administrasi, sebagai berikut:

    1. teori hubungan manusia

    2. teori pengambilan keputusan

    3. teori perilaku

    4. teori sistem

    5. teori kontingensi


    c) Stephen K. Bailey, mengajukan empat teori administrasi negara, sebagai berikut:

    1. teori deskriptif

    2. teori normatif

    3. teori asumtif

    4. teori instrumental

  2. Empat kategori teori administrasi negara yang dikemukakan oleh Bailey, diangkat dari upaya-upaya yang telah dilakukan untuk memperbaiki proses pemerintahan. Setiap kategori teori tersebut mempunyai pusat perhatian yang berbeda satu sama lain. Teori deskriptif berkaitan dengan soal “apa” dan “mengapa”; teori normatif berkenaan dengan soal “apa yang seharusnya” dan “apa yang baik”; teori asumtif berhubungan dengan soal “pre-kondisi” dan “kemungkinan-kemungkinan”; sedangkan teori instrumental berkenaan dengan soal “bagaimana”dan “kapan”.


Mazhab-mazhab Teori Administrasi Negara

  1. Menurut C.L. Sharma ada enam mazhab teori administrasi negara, yakni: mazhab proses administrasi, empirik, perilaku manusia, sistem sosial, matematika, dan teori keputusan.

  2. Gerald Caiden mengemukakan delapan mazhab teori administrasi negara, yang terdiri dari: mazhab proses administrasi, empirik, perilaku manusia, analisis birokratik, sistem sosial, pembuatan keputusan, matematika, dan integrasi.

  3. Kedelapan mazhab teori administrasi negara seperti yang dikemukakan oleh Caiden, sebenarnya dapat dikelompokkan lagi dalam dua mazhab: mazhab reduksi proses administrasi dan mazhab sistem holistik administrasi. Tetapi pengelompokan ini juga tidak memuaskan, yang pada gilirannya melahirkan mazhab integrasi.

  4. Para pendukung mazhab integrasi (integrationis) bermaksud untuk mengintegrasikan semua teori administrasi negara. Ada dua strategi yang mereka tempuh. Pertama dengan melakukan konsolidasi teori-teori administrasi, dan kedua dengan meleburkan semua administrasi negara menjadi satu teori yang tertinggi.


KEBIJAKSANAAN PUBLIK DAN AKUNTABILITAS ADMINISTRASI

Dasar-dasar Kebijaksanaan Publik

  1. Studi kebijaksanaan publik merupakan dimensi baru dalam administrasi negara, yang harus tumbuh dengan cepat.

  2. Pada umumnya kebijaksanaan publik dimaksudkan sebagai apa yang dilakukan dan apa yang tidak dilakukan oleh pemerintah. Ada tiga faktor yang mengeratkan hubungan kebijaksanaan publik dengan institusi pemerintah:
    a. Pemerintah yang memberikan legitimasi pada kebijaksanaan publik
    b. Kebijaksanaan publik mengandung aspek yang bersifat universal
    c. Pemerintah merupakan satu-satunya lembaga yang dapat melakukan pemaksaan kepada masyarakat.

  3. Dasar pembentukan kebijaksanaan publik adalah kepentingan publik. Tetapi, tidak mudah untuk merumuskan apa dan manakah suatu kepentingan yang benar-benar bersifat publik. Karena itu, dikatakan bahwa kepentingan publik adalah kepentingan-kepentingan yang menyangkut kepentingan masyarakat. Atas dasar pandangan demikian, kebijaksanaan publik tidak hanya dibuat oleh pemerintah saja, tetapi dapat juga dibuat oleh organisasi-organisasi lain.

  4. Model-model analisis yang dipergunakan untuk menganalisis kebijaksanaan publik menurut Thomas R. Dye adalah model:
    a. Sistem
    b. Massa Elit
    c. Kelompok
    d. Rasional
    e. Inkremental
    f. Institusional.

    Sedang menurut Robert Presthus pendekatan-pendekatan dalam analisis kebijaksanaan publik terdiri dari:
    a. Kebijaksanaan sebagai Proses Hasil
    b. Studi Kasus
    c. Strategi Inkremental Terpisah
    d. Kebijaksanaan sebagai, variabel Independen.

Proses Kebijaksanaan Publik

  1. Tahap yang ada dalam proses kebijaksanaan publik, menurut Anderson terdiri dari: formasi masalah, formulasi kebijaksanaan, adopsi kebijaksanaan, implementasi kebijaksanaan, dan evaluasi kebijaksanaan; menurut Jones proses kebijaksanaan publik terdiri dari: persepsi, definisi, agregasi, organisasi, evaluasi, dan terminasi kebijaksanaan; menurut Brewer tahap-tahap dalam proses kebijaksanaan publik adalah: estimasi, seleksi, implementasi, evaluasi dan terminasi kebijaksanaan; menurut Mc Nichols proses kebijaksanaan publik terdiri dari: tahap formulasi, tahap implementasi, tahap organisasi, tahap interpretasi, dan tahap reformulasi. Modul ini memandang proses kebijaksanaan publik terdiri dari empat tahap berikut: formulasi kebijaksanaan, implementasi kebijaksanaan, evaluasi kebijaksanaan, dan terminasi kebijaksanaan.

  2. Formulasi kebijaksanaan membahas cara masalah publik memperoleh perhatian dari pembuat kebijaksanaan, cara perumusan usul kebijaksanaan, dan cara memilih salah satu usul kebijaksanaan di antara alternatif-alternatif. Formulasi kebijaksanaan sangat erat hubungannya dengan konsep kepentingan publik.

  3. Implementasi kebijaksanaan menunjuk pada pelaksanaan kebijaksanaan publik secara etektif. Kesulitan yang timbul dalam tahap ini adalah sukarnya menentukan hasil kebijaksanaan, karena adanya dampak yang tidak teran-tisipasi sebelumnya.

  4. Evaluasi kebijaksanaan dimaksudkan untuk mengukur efektifitas dan dampak kebijaksanaan. Alat yang dapat dipergunakan antara lain “performance budgeting”, “program budgeting” dan PPBS. Untuk melaksanakan evaluasi kebijaksanaan diperlukan standar pengukuran yang baku. Tetapi dalam kenyataannya indikator-indikator yang dipergunakan tidak sepenuhnya mampu menerangkan kualitas penampilan program.

  5. Terminasi kebijaksanaan menunjuk proses penyelesaian satu kebijaksanaan. Hal ini timbul, jika tujuan kebijaksanaan sudah tiada. Ada pelbagai hambatan dalam melakukan terminasi kebijaksanaan. Cara-cara untuk mengatasi hambatan ini adalah kebijaksanaan memberikan rangsangan, dan melakukan identifikasi terhadap titik rawan yang mengalami terminasi.


Akuntabilitas Administrasi

  1. Ada dua istilah yang seringkali digunakan saling berganti dalam studi administrasi negara, yakni: pertanggungan jawab dan akuntabilitas. Sebenarnya, keduanya dapat dibedakan. Akuntabilitas menunjuk locus hierarkis dan legal dari tanggung jawab. Sedang tanggung jawab mempunyai konotasi personal, moral, dan tidak perlu dihubungkan dengan peranan, status, dan kekuasaan yang bersifat formal.

  2. Akuntabiiitas administrasi merupakan hal pokok dalam pikiran-pikiran negara demokratik modern. Ia mengesankan sebagai suatu dasar moral bagi pejabat publik dalam melakukan kegiatannya.

  3. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menilai apakah sistem administrasi berjalan secara bertanggung jawab. Pendekatan pertama memusatkan perhatiannya pada keseluruhan sistem; sedangkan pendekatan kedua berfokus pada pertanggungan jawab individual.

  4. Sarana yang dapat dipergunakan untuk menjamin administrasi yang bertang-gung jawab adalah: sarana legal/institusional, moral dan politik.


SISTEM ADMINISTRASI NEGARA INDONESIA


Pemikiran Sistem

  1. Teori sistem merupakan kerangka konseptual atau satu cara pendekatan yang dipergunakan untuk menganalisis lingkungan atau gejala yang bersifat kompleks dan dinamis.

  2. Pendekatan sistem, pertama melihat sesuatu secara keseluruhan. Baru kemudian mengamati bagian-bagiannya (sub-subsistem); di mana bagian-bagian (sub-subsistem) itu saling melakukan interaksi dan interrelasi.

  3. Karakteristik sistem menurut Schoderbek terdiri dari: interrelasi, interdependensi, holisme, sasaran, masukan dan keluaran, transformasi, entropi, regulasi, hierarki, diferensiasi, dan ekuifinaliti. Sedang sarjana lain, menunjukkan bahwa karakteristik sistem terdiri dari masukan, proses, keluaran dan umpan balik.

  4. Yang dimaksud dengan sistem administrasi negara adalah “struktur untuk mengalokasikan barang dan jasa dalam satu pemerintahan”. Karakteristik sistem administrasi negara terdiri dari masukan, proses/konversi, keluaran, dan umpan balik.

  5. Studi ekologi dalam administrasi negara dimaksudkan untuk memperoleh gambaran mengenai administrasi negara yang sesuai dengan lingkungan penerimanya. Studi ekologi harus diterjemahkan sebagai satu cara pandang untuk mendekati hubungan sistem administrasi dengan faktor-faktor non-administrasi.


Sistem Administrasi Negara Indonesia

  1. Sistem administrasi negara Indonesia haruslah diterjemahkan sebagai bagian integral dari sistem nasional.

  2. Landasan, tujuan, dan asas sistem administrasi negara adalah sama dengan landasan, tujuan, dan asas sistem nasional, yang tertera dalam Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, dan Garis-Garis Besar Haluan Negara.

  3. Penyempurnaan dan perbaikan terhadap sistem administrasi negara diarahkan untuk memperkuat kapasitas administrasi. Kegiatan ini merupakan satu proses rasionalisasi terhadap sistem administrasi, agar dapat memenuhi fungsinya sebagai instrumen pembangunan dan sebagai alat untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

  4. Selama Orde Baru telah dilakukan usaha-usaha yang konsisten untuk memperbaiki sistem administrasi negara.

Pengantar Ilmu Administrasi Negara Bag 1

Pengantar Ilmu Administrasi Negara

Bag 1

Pengertian Administrasi

Administrasi adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang mencakup semua bidang kehidupan. Karena itu, banyak sekali definisi mengenai administrasi. Sekalipun demikian, ada tiga unsur pokok dari administrasi. Tiga unsur ini pula yang merupakan pembeda apakah sesuatu kegiatan merupakan kegiatan administrasi atau tidak. Dari definisi administrasi yang ada, kita dapat mengelompokkan administrasi dalam pengertian proses, tata usaha dan pemerintahan atau adminsitrasi negara. Sebagai ilmu, administrasi mempunyai berbagai cabang, yang salah satu di antaranya adalah administrasi negara.

Administrasi negara juga mempunyai banyak sekali definisi, yang secara umum dapat dibagi dalam dua kategori. Pertama, definisi yang melihat administrasi negara hanya dalam lingkungan lembaga eksekutif saja. Dan kedua, definisi yang melihat cakupan administrasi negara meliputi semua cabang pemerintahan dan hal-hal yang berkaitan dengan publik.

Terdapat hubungan interaktif antara administrasi negara dengan lingkungan sosialnya. Di antara berbagai unsur lingkungan sosial, unsur budaya merupakan unsur yang paling banyak mempengaruhi penampilan (performance) administrasi negara.

Sejarah Pertumbuhan Administrasi Negara

Dari uraian di atas dapat disimpulkan, bahwa terdapat tali sejarah yang merakit perkembangan administrasi negara. Apa yang dicapai dan diberikan oleh administrasi negara sekarang, tidak lepas dari upaya-upaya yang tidak kenal lelah yang telah dilakukan oleh para peletak dasar dan pembentuk administrasi yang dahulu. Administrasi modern penuh dengan usaha untuk lebih menekan jabatan publik agar mempersembahkan segala kegiatannya untuk mewujudkan kemak-muran dan melayani kepentingan umum. Karena itu, administrasi negara tidak dipandang sebagai administrasi “of the public”, tetapi sebaliknya adalah administrasi “for the public”.

Ide ini sebenarnya bukanlah baru. Orientasi semacam ini telah dicanangkan dengan jelas dalam ajaran Confusius dan dalam “Pidato Pemakaman” Pericles, bahkan dalam kehidupan bangsa Mesir kuno. Bukti – bukti sejarah dengan jelas membuktikan upaya-upaya yang sistematis, yang dikobarkan oleh tokoh-tokoh seperti Cicero dan Casiodorus. Selama abad ke-16 – 18 tonggak kemapanan admi-nistrasi negara Jerman dan Austria telah dipancangkan oleh kaum Kameralis yang memandang administrasi sebagai teknologi. Administrasi negara juga memperoleh perhatian penting di Amerika, terutama setelah negara ini merdeka.

Apa yang dikemukakan oleh Cicero dalam De Officiis misalnya, dapat ditemukan dalam kode etik publik dari kerajaan-kerajaan lama. Hal yang umum muncul di antara mereka adalah adanya harapan agar administrasi negara melakukan kegiatan demi kepentingan umum dan selalu mengembangkan kemakmuran rakyat. Dengan kata lain, administrasi negara tidak seharusnya mengeruk kantong kantornya (korupsi) demi kepentingan dirinya sendiri.

Pendekatan Administrasi Negara Modern

Perkembangan evolusioner administrasi negara diuraikan melalui pendekatan tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan pembuatan keputusan (desisional) dan pendekatan ekologis. Secara khusus, pendekatan tradisional mengungkapkan tentang pengaruh ilmu politik, sebagai induk administrasi negara, pendekatan rasional dalam administrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah terhadap perkembangan administrasi negara.

Di antara empat pendekatan yang diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang lebih unggul daripada pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan berjaya pada sesuatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Karena administrasi mengandung berbagai macam disiplin, sehingga cara pendekatan dan metodologi dalam administrasi juga beraneka ragam, maka administrasi negara merupakan bidang kajian yang dinamis. Selanjutnya sukar untuk secara khusus menerapkan satu-satunya pendekatan terbaik terhadap aspek administrasi tertentu. Kiranya lebih bermanfaat untuk mempergunakan keempat cara pendekatan tersebut sesuai dengan aksentuasi dari sesuatu gejala yang diamati.

Pengaruh politik terhadap administrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun masanya. Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang menunjukkan bahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang pemerintahan (legislatif, eksekutif, dan yudikatif). Hubungan terus menerus administrasi dengan politik mencerminkan keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif dengan lembaga legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap pemerintahan, yakni tahap politik dan tahap administrasi. Jika tahap pertama merupakan tahap perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan tahap implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap pertama.

PENTINGNYA STUDI ADMINISTRASI NEGARA

Kekhususan Administrasi Negara

Administrasi negara mempunyai banyak definisi yang berbeda satu sama lain, sesuai dengan cakupan dan pusat perhatian. Sekalipun demikian, jika administrasi negara dibandingkan dengan organisasi sosial yang lain, maka segera terungkap bahwa administrasi negara mempunyai hal-hal yang bersifat khusus yang tidak dimiliki oleh organisasi-organisasi lainnya. Caiden (1982) menunjukkan tujuh kekhususan administrasi negara, yaitu

  1. Kehadiran administrasi negara tidak bisa dihindari.

  2. Administrasi negara mengharapkan kepatuhan.

  3. Administrasi negara mempunyai prioritas.

  4. Administrasi negara mempunyai kekecualian.

  5. Manajemen puncak administrasi negara adalah politik.

  6. Penampilan administrasi negara sulit diukur.

  7. Lebih banyak harapan yang diletakkan pada administrasi negara.


Identifikasi Administrasi Negara

  1. Identifikasi terhadap administrasi negara, menurut pandapat Gerald E. Caiden,dapat ditempuh melalui lima cara berikut:
    a. Identifikasi administrasi pemerintahan.
    b. Identifikasi organisasi publik.
    c. Identifikasi orientasi sikap administrasi.
    d. Identifikasi proses yang bersifat khusus.
    e. Identifikasi aspek publik.

  2. Administrasi negara tidak bisa diidentifikasikan hanya atas dasar salah satu dari ke empat indikator berikut : administrasi pemerintahan, organisasi publik, sikap administrasi dan proses yang bersifat khusus.

  3. Lima identifikasi mengandung unsur yang bersifat umum, yakni : administrasi negara menunjukkan aktivitas komunal yang diorganisasikan secara publik, dalam arahan politik, dan beroperasi berdasarkan kaidah-kaidah publik.


Peranan Administrasi Negara

Pentingnya studi administrasi Negara dikaitkan dengan kenyataan bahwa kehidupan menjadi tak bermakna, kecuali dengan kegiatan-kegiatan yang bersifat public. Segala hal yang berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang bersifat public telah dicakup dalam pengertian administrasi Negara, khususnya dalam mengkaji kebijaksanaan publik.

Dalam proses pembangunan sebagai konsekuensi dari pandangan bahwa administrasi Negara merupakan motor penggerak pembangunan, maka administrasi Negara membantu untuk meningkatkan kemampuan administrasi. Artinya, di samping memberikan ketrampilan dalam bidang prosedur, teknik, dan mekanik, studi administrasi akan memberikan bekal ilmiah mengenai bagaimana mengorganisasikan segala energi social dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan. Dengan demikian, determinasi kebijaksanaan public, baik dalam tahapan formulasi, implementasi, evaluasi, amupun terminasi, selalu dikaitkan dengan aspek produktifitas, kepraktisan, kearifan, ekonomi dan apresiasi terhadap system nilai yang berlaku.

Peranan administrasi Negara makin dibutuhkan dalam alam globalisasi yang amat menekankan prinsip persainagn bebas. Secara politis, peranan administrasi Negara adalah memelihara stabilitas Negara, baik dalam pengertian keutuhan wilayah maupun keutuhan politik. Secara ekonomi, peranan administrasi Negara adalah menjamin adanya kemampuan ekonomi nasional untuk menghadapi dan mengatasi persaingan global

Krisis Identitas

Krisis identitas yang dialami administrasi negara, menurut Henry (1995:21), berkisar pada persoalan bagaimana administrasi negara memandang dirinya sendiri dalam waktu-waktu silam. Secara rinci krisis identitas dimaksud menunjukkan bahwa:

  1. Krisis identitas yang dihadapi administrasi negara bertumpu pada tiadanya kesepakatan tentang administrasi negara sebagai ilmu ataukah bukan.

  2. Sesuatu pengetahuan dapat dipandang sebagai ilmu apabila memenuhi dua ukuran berikut:
    a. mempunyai paradigma teoritis;
    b. mempunyai teori-inti.

  3. Nicholas Henry menunjukkan adanya lima paradigma administrasi negara, yang terdiri dari
    a. Dikhotomi politik-administrasi (1900-1927);
    b. Prinsip-prinsip adiministrasi (1927-1937);
    c. Administrasi negara sebagai ilmu politik (1950-sampai sekarang);
    d. Administrasi negara sebagai ilmu administrasi (1956-1970);
    e. Administrasi negara sebagai administrasi negara (1970-sampai sekarang)

  4. Administrasi negara dapat dipandang sebagas studi multidisipliner yang bersifat eklektis karena banyak konsep yang dipinjam dari ilmu-ilmu lain.


HUBUNGAN ADMINISTRASI NEGARA DENGAN ILMU-ILMU YANG LAIN

Hubungan Administrasi Negara dengan Ilmu-ilmu Lain

  1. Administrasi negara, sebagai salah satu cabang dari ilmu sosial, kehidupannya berlangsung dalam suatu lingkungan sosial tertentu, sehingga perwujudan aktivitasnya senantiasa berhubungan erat dengan berbagai cabang ilmu sosial, khususnya dengan ilmu sejarah, antropologi budaya, ilmu ekonomi, administrasi niaga, ilmu jiwa, sosiologi dan ilmu politik.

  2. Perspektif administrasi negara akan lebih gampang diungkapkan dengan mempergunakan analisis sejarah dan antropologi budaya. Penggunaan analisis antropologi budaya akan melengkapi analisis sejarah.

  3. Ilmu ekonomi menyumbangkan analisis biaya dan manfaat, sedang administrasi niaga menyumbangkan konsep PPBS dan makna Gerakan Manajemen Ilmiah kepada administrasi negara. Sementara ilmu jiwa membantu untuk memahami individu dalam situasi administrasi.

  4. Sosiologi telah memberikan pambahasan yang mendalam mengenai birokrasi dan kooptasi, yang merupakan hal-hal yang amat menonjol dalam studi administrasi Negara


Hubungan Administrasi Negara dengan Ilmu Politik

  1. Hubungan antara administrasi negara dan ilmu politik telah berjalan lama, karena secara praktis tidak ada batas yang tegas antara politik dan administrasi.

  2. Orientasi politik dalam studi administrasi negara meletakkan administrasi negara sebagai satu elemen dalam proses pemerintahan. Administrasi negara dipandang sebagai satu aspek dari proses politik dan sebagai bagian dari sistem pemerintahan.

  3. Munculnya dikhotomi politik-administrasi sebenarnya merupakan gerakan koreksi terhadap buruknya karakter pemerintah.

  4. Dalam perkembangannya, orientasi politik dalam studi administrasi negara di kombinasikan dengan orientasi manajerial yang dikenal dengan orientasi politik-manajerial, dan orientasi sosio-psikologis yang dikenal dengan orientasi politik-sosio-psikologis

Masalah Focus dan Locus dari Administrasi Negara

  1. Menurut Nicholas Henry, administrasi negara mengenal lima paradigma berikut:
    Paradigma 1 : Dikhotomi politik-administrasi (1900-1926).
    Paradigma 2 : Prinsip – prinsip administrasi negara (1927-1937).
    Paradigma 3 : Administrasi negara sebagai ilmu politik (1950-1970)
    Paradigma 4 : Administrasi Negara sebagai ilmu administrasi (1956-1970).
    Paradigma 5 : Administrasi negara sebagai administrasi negara (1970 – sampai sekarang).

  2. Lima paradigma tersebut bersifat tumpang tindih atau “overlaping”. Di mana “locus” (tempat = letak) dan “focus” (yang diperhatikan) administrasi negara saling berganti .

  3. Paradigma 1 lebih mementingkan “locus”, paradigma 2 menonjolkan “focus”, paradigma 3 kembali lebih mementingkan “locus”, sedang paradigma 4 mementingkan “focus”, dan paradigma 5 berusaha untuk mengaitkan antara “focus” dan “locus” dari administrasi negara.


Masalah Focus dan Locus dari Administrasi Negara

  1. Menurut pendapat Maurice Spiers pendekatan-pendekatan dalam administrasi negara adalah pendekatan matematik, sumber daya manusia dan sumber daya umum. Sedang menurut Robert Presthus adalah pendekatan institusional, struktural, perilaku, dan pasca perilaku. Bagi Thomas J. Davy pendekatan yang dimaksud terdiri dari manajerial, psikologis, politis, dan sosiologis.

  2. Pendekatan proses administrasi memandang administrasi sebagai satu proses kerja yang dipergunakan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Pendekatan ini juga seringkali disebut dengan pendekatan operasional.

  3. Pendekatan empiris hendak melakukan generalisasi atas kasus-kasus yang telah terjadi secara sukses. Pendekatan ini seringkali disebut juga sebagai pendekatan pengalaman.

  4. Pendekatan perilaku manusia memandang bahwa pencapaian tujuan-tujuan organisasi tergantung pada penerapan prinsip-prinsip psikologis. Pendekatan ini telah menampilkan aspek manusia sebagai elemen utama administrasi.

  5. Pendekatan sistem sosial memandang administrasi sebagai satu sistem sosial. Kesadaran akan berbagai keterbatasan organisasi dapat menumbuhkan semangat kerjasama di antara anggota-anggota organisasi.

  6. Pendekatan matematik memandang model-model matematik dapat diterapkan pada administrasi, dengan tujuan untuk melakukan peramalan.

  7. Pendekatan teori keputusan memandang pembuatan keputusan sebagai fungsi utama administrasi. Semula pendekatan ini hanya membahas dan melakukan evaluasi terhadap alternatif-alternatif dalam memilih tindakan yang akan diambil, tetapi kemudian pendekatan ini juga mengkaji semua aktivitas organisasi.


ORGANISASI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Organisasi

  1. Ada dua pengertian yang seringkali dipergunakan untuk maksud yang sama, yakni pengertian organisasi dan pengertian institusi. Keduanya sebenarnya berbeda, Organisasi lebih menunjukkan ikatan-ikatan struktural, sedang institusi lebih menampilkan ikatan-ikatan normatif sosial.

  2. Bertitik tolak dari kesadaran akan arti pentingnya organisasi dalam kehidupan sosial, berkembang berbagai macam teori organisasi. Teori-teori organisasi ini dapat dibagi dalam tiga kelompok teori berikut: model tertutup, model terbuka, dan model sintesis.

  3. Bentuk organisasi yang paling banyak dijumpai adalah organisasi lini dan staf. Dalam organisasi yang demikian, anggota organisasi terbagi dua: yang berkaitan dengan implementasi organisasi disebut unit lini, dan mereka yang mempunyai aktivitas untuk memberikan nasihat kepada pimpinan disebut unit staf.

  4. Koordinasi dapat dipandang sebagai konsekuensi dari adanya pembagian tugas atau spesialisasi. Koordinasi merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk menyatupadukan semua aktivitas organisasi menuju titik yang sama. Sedangkan fungsi pengawasan dilakukan untuk membuat kegiatan yang dilakukan satuan kerja atau unit-unit organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat dicegah kegiatan-kegiatan yang menyimpang dari rencana.

Dasar-dasar Manajemen

Perkembangan teori manajemen, menurut pendapat Leonard J. Kazmier, dapat dibagi dalam empat periode yakni:

  1. Gerakan manajemen ilmiah

  2. Prinsip-prinsip umum manajemen

  3. Pengaruh dari ilmu perilaku

  4. Pendekatan sistem dan kuantitatif.


Fungsi-Fungsi P.O.S.D.Co.R.B. dalam Administrasi Negara

  1. Yang mengembangkan tujuh prinsip POSDCoRB adalah Luther H. Gullick. POSDCoRB adalah akronim dari “planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting”. Menurut Gullick ketujuh aktivitas inilah yang pada umumnya dijalankan oleh manajer pada semua organisasi.

  2. Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penyusunan garis-garis besar yang memuat sesuatu yang harus dikerjakan, dan metode-metode untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Henry Fayol telah menunjukkan adanya 8 kriteria bagi suatu rencana yang baik. Dalam pemerintahan, dikenal tiga macam perencanaan, yakni: perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek.

  3. Yang dimaksudkan dengan pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan penyusunan struktur yang dirancang untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian sebenarnya merupakan proses mengorganisasikan orang-orang untuk melaksanakan tugas pokoknya. Karena itu, dalam administrasi negara masalah organisasi dan personalia merupakan dua faktor utama.

  4. Yang dimaksudkan dengan penyediaan staf adalah.pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya mengembangkan staff metode yang dapat dipergunakan, antara lain: latihan jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan, satuan tugas penelitian, pengembangan diri dan seterusnya. Sementara itu ada tiga tipe program pengembangan staf yang terdiri dari: “presupervisory programs”, “middle management programs” dan “executive development programs”.

  5. Yang dimaksudkan dengan pengarahan adalah pembuatan keputusan-keputusan dan menyatukan mereka dalam aturan yang bersifat khusus dan umum. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan dan supervisi terhadap usaha-usaha bawahan dalam rangka pencapalan sasaran-sasaran organisasi. Dalam kaitannya dengan fungal ini, ilmu-ilmu perilaku telah memberikan sumbangan besar dalam bidang-bidang motivasi dan komunikasi.

  6. Yang dimaksudkan dengan pengkoordinasian adalah kegiatan-kegiatan untuk mempertalikan berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam sesuatu organisasi. Mengenai koordinasi ada beda pandang antara beberapa sarjana. Di satu pihak ada yang memandangnya sebagai fungsi manajemen. Sedang pihak yang lain, menganggapnya sebagai tujuan manajemen. Dalam pandangan yang kedua, keberhasilan koordinasi sepenuhnya tergantung pada keberhasilan atau efektivitas dart fungsi-fungsi perercanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

  7. Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.

  8. Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akutansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. Allen Schick mengungkapkan adanya tiga tujuan anggaran: pengawasan, manajemen, dan perencanaan. Sedangkan fungsi anggaran berdasarkan perjalankan historisnya terdiri dari empat macam yaitu: fungsi kontrol, fungsi manajemen, fungsi perencanaan, dan fungsi evaluasi.

BIROKRASI

Pengertian Birokrasi

  1. Birokrasi harus dicerna sebagai satu fenomena sosiologis. Dan birokrasi sebaiknya dipandang sebagai buah dari proses rasionalisasi.

  2. Konotasi atau anggapan negatif terhadap birokrasi sebenarnya tidak mencerminkan birokrasi dalam sosoknya yang utuh. Birokrasi adalah salah satu bentuk dari organisasi, yang diangkat atas dasar alasan keunggulan teknis, di mana organisasi tersebut memerlukan koordinasi yang ketat, karena melibatkan begitu banyak orang dengan keahlian-keahlian yang sangat bercorak ragam.

  3. Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan atau mendefinisikan birokrasi, yakni: pendekatan struktural, pendekatan behavioral (perilaku) dan pende-katan pencapaian tujuan.

Tipe Ideal Birokrasi dari Max Weber

  1. Apa yang telah dikerjakan oleh Max Weber adalah melakukan konseptualisasi sejarah dan menyajikan teori-teori umum dalam bidang sosiologi. Di antaranya yang paling menonjol adalah teorinya mengenai birokrasi.

  2. Cacat-cacat yang seringkali diungkapkan sebenarnya lebih tepat dicerna sebagai disfungsi birokrasi. Dan lebih jauh lagi, birokrasi itu sendiri merupakan kebutuhan pokok peradaban modern. Masyarakat modern membutuhkan satu bentuk organisasi birokratik. Pembahasan mengenai birokrasi mempunyai kemiripan dengan apa yang diamati oleh teori organisasi klasik.

  3. Dalam membahas mengenai otorita. Weber mengajukan 3 tipe idealnya yang terdiri dari: otorita tradisional, kharismatik dan legal rasional. Otorita tradisional mendasarkan diri pada pola pengawasan di mana legimitasi diletakkan pada loyalitas bawahan kepada atasan. Sedang otorita kharismatik menunjukkan legimitasi yang didasarkan atas sifat-sifat pribadi yang luar biasa. Adapun otorita legal rasional kepatuhan bawahan di dasarkan atas legalitas formal dan dalam yurisdiksi resmi.

  4. Kelemahan dari teori Weber terletak pada keengganan untuk mengakui adanya konflik di antara otorita yang disusun secara hirarkis dan sulit menghubungkan proses birokratisasi dengan modernisasi yang berlangsung di negara-negara sedang berkembang.

  5. Tipologi yang diajukan oleh Weber, selanjutnya dikembangkan oleh para sarjana lain, seperti oleh Fritz Morztein Marx, Eugene Litwak dan Textor dan Banks.

Karakteristik Birokrasi

  1. Menurut Dennis H. Wrong ciri struktural utama dari birokrasi adalah: pembagian tugas, hirarki otorita, peraturan dan ketentuan yang terperinci dan hubungan impersonal di antara para pekerja.

  2. Karakteristik birokrasi menurut Max Weber terdiri dari: terdapat prinsip dan yurisdiksi yang resmi, terdapat prinsip hirarki dan tingkat otorita, manajemen berdasarkan dokumen-dokumen tertulis, terdapat spesialisasi, ada tuntutan terhadap kapasitas kerja yang penuh dan berlakunya aturan-aturan umum mengenal manajemen.

  3. Ada dua pandangan dalam merumuskan birokrasi. Pertama, memandang birokrasi sebagai alat atau mekanisme. Kedua, memandang birokrasi sebagai instrumen kekusaan.

  4. Ada tujuh hal penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan organisasi birokratik.


Pentingnya Birokrasi

  1. Teori yang lama memandang birokrasi sebagai instrumen politik. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, teori tersebut ditolak, dengan menyatakan pentingnya peranan birokrasi dalam seluruh tahapan atau proses kebijakan publik.

  2. Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam peranan-nya sebagai “delegated legislation”, “initiating policy” dan”internal drive for power, security and loyalty”.

  3. Dalam membahas birokrasi ada tiga pertanyaan pokok yang harus diperhati-kan, (1) bagaimana para birokrat dipilih, (2) apakah peranan birokrat dalam pembuatan keputusan, dan (3) bagaimana para birokrat diperintah. Dalam hubungannya dengan pertanyaan kedua, hal pertama yang perlu disadari adalah ada perbedaan antara proses pembuatan keputusan yang aktual dengan yang formal. Dalam kenyataan birokrat merupakan bagian dari para pembuat keputusan.

  4. Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di mana mereka semuanya telah memberikan prioritas kegia-tannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara ini

Kelemahan dan Problema dalam Birokrasi

  1. Kelemahan-kelemahan birokrasi terletak dalam hal:
    a. penetapan standar efisiensi yang dapat dilaksanakan secara fungsional
    b. terlalu menekankan aspek-aspek rasionalitas, impersonalitas dan hirarki
    c. kecenderungan birokrat untuk menyelewengkan tujuan-tujuan organisasi
    d. berlakunya pita merah dalam kehidupan organisasi

  2. Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam birokrasi sebenarnya tidak berarti bahwa birokrasi adalah satu bentuk organisasi yang negatif, tetapi seperti dikemukakan oleh K. Merton lebih merupakan “bureaucratic dysfunction” dengan ciri utamanya “trained incapacity”.

  3. Usaha-untuk memperbaiki penampilan birokrasi diajukan dalam bentuk teori birokrasi sistem perwakilan. Asumsi yang dipergunaksn adalah bahwa birokrat di pengaruhi oleh pandangan nilai-nilai kelompok sosial dari mana ia berasal. Pada gilirannya aktivitas administrasi diorientasikan pada kepen-tingan kelompok sosialnya. Sementara itu, kontrol internal tidak dapat dijalankan. Sehingga dengan birokrasi sistem perwakilan diharapkan dapat diterapkan mekanisme kantrol internal. Teori birokrasi sistem perwakilan secara konseptual amat merangsang, tetapi tidak mungkin untuk diterapkan. Karena teori ini tidak realistik, tidak jelas kriteria keperwakilan, emosional dan mengabaikan peranan pendidikan.

Pengantar Ilmu Administrasi

 

Pengantar Ilmu Administrasi

Perbedaan Ilmu Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga

Perkembangan Administrasi Negara sebagai ilmu.

  1. Arti dan definisi Administrasi Negara.

  2. Arti Administrasi Niaga.

  3. Perbedaan arti laba (untung) dalam pengertian ekonomi dan laba (untung) dalam pengertian Niaga.

  4. Perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga (swasta).

Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan

Administrasi Pembangunan timbul karena adanya tuntutan dan kebutuhan bagi negara-negara yang sedang berkembang, yang berusaha mengatasi masalah-masalah keterbelakangan, kemiskinan, kebodohan, dan sebagainya. Hal ini disebabkan oleh prinsip-prinsip dan teori-teori dari Administrasi Negara yang tradisional, yang dikembangkan di negara-negara Barat, terutama di negara Amerika Serikat dirasakan tidak sesuai lagi negara-negara yang sedang berkembang. Oleh karena itu Administrasi Pembangunan adalah Administrasi Negara yang berorientasi terhadap pembangunan. Di samping itu Administrasi Pembangunan juga masih mendasarkan diri atas prinsip-prinsip dan analisis Administrasi Negara. Beberapa pendapat dan definisi Administrasi Pembangunan telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai bahan perbandingan dan untuk memperluas wawasan. Selanjutnya dikemukakan perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan untuk lebih memperjelas batas-batas dan ruang lingkupnya.


Pengelompokan Ilmu Administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas (a) pengelompokan yang bersifat administrasi umum, (b) pengelompokan di bidang pembangunan, (c) pengelompokan yang bersifat sektoral, dan (d) pengelompokan atas dasar Pelayanan administratif (administrative services). Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services).

PERKEMBANGAN ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU

Pengalaman dan Penelitian Hennry Fayol dalam Mengembangkan lmu Administrasi

  1. Upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol dalam usaha menyelamatkan industri pertambangan yang mengalami kemunduran.

  2. Alasan diperlukan latihan dan teori Administrasi, serta upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

  3. Alasan diperlukan pengajaran Administrasi yang bersitat umum, menurut Henry Fayol.

  4. Alasan Henry Fayol menganjurkan latihan Administrasi bagi jabatan pimpinan.

  5. Upaya yang dianjurkan oleh Henry Fayol untuk mengembangkan teori administrasi.

Hasil Penelitian Henry Fayol

  1. Ada 6 kegiatan dari suatu badan usaha, dimana administrasi merupakan bagian dari kegiatan itu

  2. Adanya unsur-unsur administrasi, sebagai pedoman kegiatan dari suatu badan usaha

  3. Fayol menerapkan 14 prinsip-prinsip umum dari Administrasi

  4. Teori Administrasi yang lain, misalnya.

    1. One head for one body

    2. Many brains to help

    3. Unity of comnand and unity of direction ,

  5. Teori komunikasi yang diperkenalkan oleh Fayol yang disebut Jalan Pintas” (the gangplank)


Pengalaman dan Penelitian F.W Taylor dalam Mengembangkan Ilmu Administrasi Manajemen

Pengalaman dan Penelitian F.W. Taylor untuk meningkatkan produktivitas kerja para Pekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale dan Bethlehem. Berdasarkan atas prestasi kerjanya selama ia bekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale, selama 6 tahun ia telah dipromosikan dari pekerja biasa, Kepala Pekerja, Pengawas Pekerja, Kepala Montir, Kepala Perencana sampai ia menduduki jabatan tinggi sebagai ahli-ahli Teknik/Insinyur di Perusahaan Midvale tersebut. Oleh karena keberhasilannya, ia diminta untuk memperbaiki Perusahaan Besi Baja Bethlehem yang sedang mengalami kemunduran. Berdasarkan atas ketekunannya ia dapat berhasil menyelamatkan Perusahaan ini dari suatu kebangkrutan.


PERKEMBANGAN ILMU ADMINISTRASI DI INDONESIA

Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer

  1. Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda.

  2. Pembagian wilayah administrasi.

  3. Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda.

  4. Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda.

  5. Daerah-daerah Otonom.

  6. Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian.

  7. Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II.


Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan

Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor/Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit.

Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi.

Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut.

Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia)


HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN

Persamaan dan Perbedaan antara Adiministrasi dan Manajemen

  1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara).

  2. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.


Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

  1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen.

  2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen.

  3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan.

  4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.

  5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill).

  6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal.

  7. Arti, definisi, dan proses atau fungsi manajemen, menurut: W.H. Newman, Luther Gulick, G. R. Terry, H. Koontz & O’Donnell, dan John F. Mee.


TEORI DAN PROSES PERENCANAAN


Arti, Definisi, Unsur-unsur dan Tipe-tipe Perencanaan

  1. Perencanaan yang merupakan sifat utama dari fungsi manajemen, dimaksudkan bahwa sebelum fungsi-fungsi manajemen yang lain dilaksanakan, maka perencanaan harus dirumuskan terlebih dahulu, mendahului fungsi pengorganisasian, penyusunan tenaga kerja, pembinaan kerja dan pengawasan.

  2. Arti, definisi dan unsur-unsur perencanaan. Perencanaan berarti suatu usaha untuk melihat ke depan dengan melakukan perkiraan (forecasting) apa yang dilakukan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan untuk kegiatan-kegiatan yang akan datang.

    1. Beberapa definisi, ada yang mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses, suatu fungsi atau suatu keputusan.

    2. Sedangkan unsur-unsur perencanaan adalah suatu sistimatika berpikir dalam perencanaan mulai awal sampai akhir.

    3. Tipe-tipe perencanaan yang bersifat umum, antara lain menentukan tujuan/sasaran, strategi, kebijaksanaan, anggaran dan sebagainya.

  3. Tipe-tipe perencanaan administrasi/manajemen, meliputi: Sasaran, rencana tunggal dan rencana induk.

    Sasaran terdiri atas: Tujuan, anggaran dan batas waktunya, pelaksanaan, dan standar pengeluaran.

    Rencana tunggal terdiri atas: Program umum, proyek, penugasan kepada pegawai, sedangkan

    Rencana induk, terdiri atas: kebijaksanaan, struktur organisasi, dan standar prosedur.

  4. Hierarki dari perencanaan.

  1. Manajemen Tingkat Atas: menentukan sasaran, kebijaksanaan, dan rencana jangka panjang.

  2. Manajemen Tingkat Menengah: melengkapi sasaran, penjabaran kebijaksanaan, program dan target.

      1. Manajemen Tingkat Bawah: menentukan sasaran jangka pendek, melengkapi kebijaksanaan, proyek dan jadwal.


Proses Perencanaan dan Rintangannya

  1. Langkah-langkah dari perencanaan menurut A.M. Williams yang terdiri atas 5 (lima) langkah, yaitu: menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, menentukan alternatif, mengatur sumber-sumber yang diperlukan, menentukan organisasi, metode dan prosedur dan terakhir adalah menetapkan rencana.

  2. H. Koontz & O’Donnell, menentukan langkah-langkah tersebut adalah 7 (tujuh) langkah, yaitu: menentukan tujuan, menyusun premis, menentukan tindakan alternatif, menilai tindakan alternatif, melihat langkah-langkah tindakan, merumuskan rencana dan memperhitungkan rencana melalui anggaran.

  3. Teknik-teknik perencanaan yaitu suatu metode perencanaan yang berkaitan dengan prosedur, bagaimana perencana melakukan tugasnya yang meliputi: menentukan masalahnya, berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan, analisis sumber informasi, pilihlah tindakan alternatif, pertimbangkan alternatif itu dan ambilah keputusan.

  4. Rintangan/halangan perencanaan yang efektif, meliputi: jangka waktu, kemampuan mental, rintangan/halangan administratif, halangan kejiwaan dan pertimbangan unsur kejiwaan.

  5. Terakhir ialah karakteristik dari perencanaan yang efektif.


Peramalan dan Teknik-teknik Peramalan

  1. Peramalan merupakan unsur penting dalam menyusun rencana.

  2. Berbagai data dalam peramalan, meliputi: modal, hasil, biaya produksi, penjualan, nilai penjualan dan faktor-faktor lain.

  3. Peramalan juga sebagai usaha untuk membantu mempersatukan dan mengkoordinasikan rencana organisasi.

  4. Peramalan hanya dapat berhasil apabila ditunjang dengan data/informasi yang memadai.

  5. Premis-premis ekonomi dalam peralaman ekonomi, meliputi: pekerjaan, produktivitas, pendapatan nasional dan produk nasional bruto.

  6. Perkiraan prosedur dalam membuat peramalan, terdiri atas: 2 (dua) macam, yaitu: Dari atas ke bawah (downword) dan dari bawah ke atas (up-word).

  7. Salah satu pendekatan dalam peramalan ekonomi, ialah Tabel Input dengan Output.

  8. Berbagai data dan informasi dalam peramalan ekonomi, ialah: penerbitan data-data perusahaan, neraca perbankan, penerbitan dari asosiasi profesi lainnya.

  9. Teknik-teknik peramalan terdiri atas:

    1. strategi kejadian;

    2. strategi pertumbuhan;

    3. strategi ekonomi.

  10. Data berasal dari datum, adalah tunggal (singular) artinya: fakta yang sebenarnya. Data ialah jamak (plural).


    TEORI DAN PROSES PENGORGANISASIAN SERTA PENYUSUNAN TENAGA KERJA (PERSONIL)

Proses Pengorganisasian

  1. Arti pengorganisasian, struktur organisasi, peran struktur organisasi dan organisasi sebagai usaha kerja sama.

  2. Landasan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan, yaitu: prinsip kesatuan tujuan dan prinsip efesiensi.

  3. Beda departemen dan departementasi, departemen ialah satu kesatuan kerja (unit) sedangkan departementasi ialah pengelompokkan kegiatan dan karyawan ke dalam satu kesatuan kerja.

  4. Macam-macam departementasi, departementasi atas dasar proses, fungsi, produk, langganan, dan teritorial.


Bentuk dan Tipe Organisasi

  1. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur Pimpinan dan unsur Pelaksana.

  2. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis).

  3. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi, ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan.

  4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang.

  5. Di samping itu terdapat Tipe Organisasi, yang terdiri dari 3 macam tipe yaitu: Piramid Mendatar (Flat), Piramid Kerucut (Tall) dan Tipe Piramid Terbalik.


Proses Penyusunan Tenaga Kerja/Personil

  1. Arti penyusunan tenaga kerja atau personil, dan apakah yang menjadi syarat utama dalam penyusunan tenaga tersebut.

  2. Proses atau siklus (circles) penyusunan tenaga kerja atau personil, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengerahan sumber tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, pengenalan dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian pelaksanaan pekerjaan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.

  3. Maksud dan tujuan perencanaan sumber daya manusia.

  4. Maksud dan tujuan pengerahan sumber tenaga kerja.

  5. Maksud dan tujuan pemilihan tenaga kerja.

  6. Maksud dan tujuan pengenalan dan orientasi calon pegawai.

  7. Maksud dan tujuan Pelatihan dan Pengembangan tenaga kerja/personil.

  8. Maksud dan tujuan Penilaian pelaksanaan kerja.

  9. Maksud dan tujuan kenaikan pangkat.

  10. Maksud dan tujuan pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.

    TEORI, KONSEP DAN FUNGSI KEPEMIMPINAN SERTA MOTIVASI

Arti, Konsep dan Teori Kepemimpinan

  1. Arti kepemimpinan, dimana kepemimpinan adalah inti dari manajemen. kepemimpinan adalah orang yang menggambarkan kehendak yang sesungguhnya dari pada kelompok.

  2. Koontz & O’Donnell, menggambarkan teori-teori kepemimpinan, yang terdiri atas “Leaders are born” pemimpin karena keturunan, “Leaders are not born, but made”, (Teori Kejiwaan), Pemimpin timbul karena lingkungannya (Situation Theory).

  3. Di samping memberikan definisi tentang kepemimpinan, juga diutarakan tentang teori-tori kepemimpinan, menurut Ruslan Abdulgani, Max Weber, John D. Millet, dan Ordway Tead.


Syarat-syarat, Macam-macam Kepemimpinan, Fungsi dan Tipe Kepemimpinan

  1. Syarat-syarat, sifat-sifat, asas-asas dan prinsip-prinsip kepemimpinan yang berlaku dilingkungan militer.

  2. Berbagai macam kepemimpinan, terutama dibedakan antara: Kepemimpinan Administratif dan Kepemimpinan Manajemen, Kepemimpinan Birokrasi, Kepemimpinan Organisasi dengan Kepemimpinan Pribadi, dan Kepemimpinan Formal dan Informal.

  3. Selanjutnya dijelaskan tentang: fungsi-fungsi kepemimpinan, yang terdiri atas 7 (tujuh) fungsi.

  4. Kemudian diterangkan lebih lanjut tentang tipe-tipe kepemimpinan, menurut Alvin Brown dan S.P. Siagian.


Teori dan Konsep Motivasi dalam Manajemen

  1. Arti motivasi dan motivasi sebagai reaksi berantai, yaitu antara “Kebutuhan” (Need), “Keinginan” (Want), dan “Kepuasan” (Satisfaction).

  2. Teori dan konsep motivasi menurut Douglas Mc. Gregor, yang disebut dengan Teori X dan Teori Y.

  3. Teori dan konsep motivasi menurut Abraham Maslow, yang disebut dengan teori “Hirarkhi Kebutuhan”.

  4. Teori dan konsep motivasi menurut Herzberg, yang disebut dengan Teori Dua Faktor.

  5. Teori dan konsep motivasi bagi pemimpin yang dikemukakan oleh Arch Patton.


    TEORI DAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Arti, Ciri-ciri, Tipe dan Jenis-jenis Keputusan

  1. Analisis masalah dalam pengambilan keputusan.

  2. Rasionalitas dalam pengambilan keputusan.

  3. Definisi keputusan dan bentuk-bentuk dari keputusan.

  4. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

  5. Ciri-ciri dari keputusan, yaitu: Proses keputusan, konsep ikatan, penilaian dan perilaku dengan maksud/tujuan tertentu.

  6. Tipe-tipe keputusan, yaitu: keputusan kelompok, keputusan pribadi, dan keputusan dasar.

  7. Jenis-jenis keputusan, yaitu: keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak terprogram, dan keputusan atas dasar kepastian (certainty), risiko (risk) dan tidak berketentuan (uncertainty).


Proses dan Teknik Pengambilan Keputusan

  1. Berbagai urutan dalam proses pengambilan keputusan.

  2. Jenis keputusan yang perlu dipecahkan melalui proses pengambilan keputusan yaitu keputusan yang tidak terprogram.

  3. Syarat utama dalam pengambilan keputusan yaitu suatu masalah.

  4. Pedoman dalam proses pengambilan keputusan ialah tujuan dan sasaran organisasi.

  5. Alternatif yang dievaluasi ialah hasilnya berdasarkan atas 3 (tiga) kondisi, yaitu: Kepastian (certainty), risiko (risk) dan uncertainty (tidak berketentuan).

  6. Terdapat beberapa perilaku individual dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: Nilai, Kepribadian, Kecenderungan mengambil risiko, dan kemungkinan ketidakcocokan.

  7. Pengambilan keputusan kelompok, dan perbedaan keputusan individual dan kelompok.

  8. Teknik-teknik dalam pengambilan keputusan, yaitu: sumbang saran (brainstorming), Delphi

    dan Teknik Kelompok Nominal (The Nominal Group Techniques).



TEORI DAN TEKNIK HUBUNGAN ANTAR MANUSIA DAN MASYARAKAT


Arti, Definisi, Pendekatan dan Komponen Hubungan Antarmanusia

Hubungan antarmanusia (human relation), merupakan suatu ilmu yang mempelajari kegiatan, sikap dan saling hubungan antara orang-orang di dalam pekerjaan. Dengan kata lain hubungan antar manusia ialah hubungan antarpribadi orang. Hal ini menyangkut individu dan kelompok termasuk perilakunya. Oleh karena itu mempelajari hubungan antar manusia, juga mempelajari illmu jiwa sosial, sosiologi dan antropologi. Di samping itu perilaku pribadi dan kelompok dipengaruhi oleh sistem sosial dan sistem teknologi di mana orang-orang itu bekerja. Adapun tujuan mempelajari hubungan antarmanusia agar organisasi dapat meningkatkan produktivitas kerja, yang dipengaruhi oleh unsur-unsur individu, kelompok dan lingkungannya.


Arti, Maksud, Tujuan Perkembangan dan Manfaat Hubungan Masyarakat

mencoba memenuhi pertanggungjawaban masyarakat, menjamin pengakuan masyarakat dan bila perlu kesetujuannya untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Adapun tujuan dari hubungan masyarakat ialah untuk memberikan kepuasan terhadap semua pihak yang berkepentingan, yaitu masyarakat umum, para karyawan, dan para pimpinan organisasi itu sendiri. Unsur utama hubungan masyarakat ialah : 1) Memberikan informasi kepada masyarakat, 2) Meyakinkan masyarakat secara langsung untuk mengubah sikap dan tindakannya , 3) Usaha untuk memadukan sikap dan tindakan dari suatu institusi/organisasi dengan masyarakat dan masyarakat dengan institusi/organisasi. Di samping itu hubungan masyarakat juga dapat dilakukan melalui moral karyawan, kelompok yang berkepentingan dan media konvensional .

Media hubungan masyarakat ialah dengan melalui teknik-teknik khusus seperti: iklan (advertensi ), penerbitan di surat-surat kabar, radio, televisi. Sedangkan media yang utama ialah para karyawan dan kelompok, kelompok yang berkepentingan atau langganan.


KOMUNIKAS1 DAN KOORDINASI


Arti, Definisi, dan Proses Komunikasi

Arti, definisi dan proses komunikasi.

  1. Unsur-unsur komunikasi tradisional ialah: (1) komunikator, (2) pesan, (3) jalur (medium/media), (4) penerima dan (5) umpan-balik (feedback).

  2. Sedangkan unsur-unsur komunikasi yang modern, terdiri atas: (1) komunikator, (2) membuat sandi (encoder), (3) jalur (medium/media), (4) mengurai sandi (decoder), (5) penerima (receiver), (6) umpan balik (feedback) dan (7) kegaduhan (noice).

  3. Prinsip-prinsip komunikasi terdiri atas:

    Prinsip kejelasan, prinsip integritas, prinsip penggunaan strategi organisasi informal, dan pelaksanaannya.

  4. Selanjutnya diterangkan perbedaan antara komunikasi secara lisan, bukan lisan, dan tertulis.

  5. Sedangkan komunikasi di dalam organisasi meliputi: komunikasi ke bawah, ke atas, melintang/horizontal dan diagonal.


Arti, Jenis-jenis, dan Pendekatan Koordinasi

Arti, definisi dan ciri-ciri koordinasi

  1. Hakikat koordinasi, atau mengapa koordinasi itu timbul

  2. Fungsi koordinasi meliputi berbagai fungsi manajemen

  3. Pendekatan sistem dalam rangka koordinasi yaitu pendekatan antar disiplin, multi fungsi dan lintas sektoral

  4. Jenis-jenis koordinasi, yaitu: koordinasi vertikal, horizontal dan diagonal

  5. Masalah-masalah dan usaha pemecahan koordinasi.


TEORI, PROSES, DAN FUNGSI PENGAWASAN


Pengertian, Maksud dan Tujuan, serta Berbagai Macam Pengawasan

Pengertian, arti, definisi, maksud dan tujuan pengawasan.

  1. Ada dua macam prasyarat dalam sistem pengawasan, yang harus dipenuhi yaitu: rencana dan struktur organisasi.

  2. Pengawasan intern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari dalam organisasi itu sendiri, dan pengawasan ekstern, yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari luar organisasi.

  3. Pengawasan preventif,yaitu pengawasan sebelum rencana itu dilaksanakan. Sedangkan pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah rencana itu dilaksanakan.

  4. Pengawasan melekat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung, sedangkan pengawasan fungsional ialah pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah yang bertugas di bidang pengawasan.

  5. Pengawasan legislatif ialah pengawasan yang dilakukan oleh para anggota DPR dan DPRD terhadap kegiatan-kegiatan dari pejabat-pejabat pemerintah dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan pengawasan masyarakat ialah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan pemerintah, melalui media: surat kabar, majalah, radio, TV, seminar, LBH, dan lain-lain,

Landasan, Metode, dan Syarat-syarat Pengawasan

  1. Landasan dari proses pengawasan terdiri atas: menentukan standar, menilai pelaksanaan yang disesuaikan dengan standar, dan memperbaiki penyimpangan atas dasar standar.

  2. Metode pengawasan meliputi: pengawasan langsung dan tidak langsung, pengawasan formal dan informal, pengawasan teknis dan administratif.

  3. Syarat-syarat pengawasan meliputi:

    1. berkaitan dengan rencana dan jabatan seseorang,

    2. berkaitan dengan individu manajer dan kepribadiannya,

    3. harus dapat menunjukkan pengecualian dan objektif,

    4. harus fleksibel,

    5. harus hemat, dan

    6. harus mengarah pada tindakan perbaikan.

Prinsip-prinsip, Tipe dari Standar dan Pengawasan Tradisional

  1. Prinsip-prinsip pengawasan, terdiri atas: berorientasi pada tujuan, objektif; atas dasar kebenaran prosedur dan manfaatnya; daya guna dan hasil guna pekerjaan, standar yang objektif, terus menerus, dan memberikan timbal balik bagi perbaikan perencanaan dan kebijaksanaan

  2. Pengawasan harus berdasarkan atas standar, yang meliputi: standar fisik, biaya, modal, pendapatan, program, sasaran, dan standar yang tidak dapat terlihat.

  3. Pengawasan tradisional: Rencana Anggaran, dijelaskan tentang: konsep dan tujuan anggaran serta tipe anggaran, yang meliputi: anggaran pendapatan dan pengeluaran, anggaran waktu, ruang, material dan produksi, anggaran pengeluaran modal, pembayaran tunai, dan neraca pembayaran.

Manajemen Sumber Daya Manusia Bag 2

Manajemen Sumber Daya Manusia

Bag 2

Penilaian Kinerja Karyawan

Kegiatan Belajar 1 Modul 6 ini membahas mengenai penilaian kinerja karyawan. Penilaian kinerja karyawan formal merupakan suatu proses manajemen sumber daya manusia di mana organisasi menentukan seberapa efektif karyawan menjalankan pekerjaan. Jika dilaksanakan secara memadai, penilaian kinerja dan umpan balik penilaian kinerja dapat bermanfaat baik bagi karyawan maupun organisasional. Manfaat yang paling umum dari penilaian kinerja adalah untuk pembuatan keputusan administratif berkaitan dengan promosi, pemberhentian, pemutusan hubungan kerja dan peningkatan upah berdasarkan atas jasa karyawan. Keputusan personalia umum lain yang berhubungan dengan penilaian kinerja termasuk transfer dan pendisiplinan karyawan. Informasi penilaian kinerja juga dapat memberikan input yang dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan baik individu maupun organisasi. Penggunaan penting lain dari penilaian kinerja adalah untuk mendorong peningkatan kinerja. Di samping untuk hal-hal tersebut di atas, informasi yang berasal dari penilaian kinerja dapat digunakan sebagai(1) input untuk validasi prosedur seleksi dan (2) input untuk perencanaan sumber daya manusia. Proses penilaian kinerja yang sistematis terdiri dari 6 (enam) langkah; yaitu: (1) adakan standar kinerja untuk setiap posisi dan kriteria evaluasi, (2) adakan kebijaksanaan evaluasi kinerja berkaitan dengan kapan penilaian dilakukan, seberapa sering dan siapa yang harus menilai, (3) miliki penilai yang mengumpulkan data kinerja karyawan, (4) miliki penilai yang mengevaluasi kinerja karyawan, (5) diskusikan evaluasi tersebut dengan karyawan dan (6) buatlah keputusan dan simpanlah hasil evaluasi tersebut. Beberapa teknik penilaian kinerja yang paling umum digunakan meliputi: (1) manajemen berdasarkan sasaran, (2) skala penilaian grafik, (3) skala penilaian berdasarkan perilaku, (4) distribusi yang dipaksakan dan (5) metode ranking.


Pengembangan Karier

Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai pengembangan karier. Program pengembangan karier harus diintegrasikan dan didukung oleh program sumber daya manusia jika ingin berhasil. Program karier dam program sumber daya manusia saling berjalinan dan pada suatu derajat tertentu mereka saling membantu untuk memenuhi kebutuhan individu dam organisasional. Secara definitif pengembangan karier adalah (1) suatu usaha formal, terorganisasi, dam terencana untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan karier individu dan tuntutan angkatan kerja organisasional dan (2) suatu usaha yang terus-menerus secara formal dilakukan oleh organisasi berfokus pada pengembangan dan pengayaan sumber daya manusia organisasi dalam rangka memenuhi kebutuhan baik individu maupun organisasi. Secara tradisional karier dipandang sebagai sesuatu yang menaik (menuju atas), perkembangan yang linier dalam satu atau dua perusahaan, atau suatu pekerjaan yang stabil dalam suatu profesi. Kini, karier seseorang lebih mungkin disetir (di-drive) oleh orang yang bersangkutan, bukan oleh organisasi, dan karier tersebut ditemukan oleh orang yang bersangkutan dari waktu ke waktu. Ada empat langkah dasar yang harus diikuti, agar implementasi program pengembangan karier berhasil yaitu (1) penilaian oleh individu tentang kemampuan, interes, dan sasaran karier mereka; (2) penilaian oleh organisasi tentang kemampuan dan potensi individu; (3) komunikasi pilihan dan peluang karier dalam organisasi; dan (4) bimbingan karier untuk merancang sasaran yang realistis dan rencana untuk mencapainya. Perencanaan karier organisasional mencakup penyesuaian cita-cita karier individu dengan peluang yang tersedia dalam organisasi dan jalur karier adalah konsekuensi dari pekerjaan tertentu yang dikaitkan dengan peluang. Kedua proses tersebut saling kait-mengait. Perencanaan suatu karier mencakup indetitifikasi alat-alat untuk mencapai cita-cita akhir, sedangkan jalur karier merupakan alat untuk mencapai sasaran tersebut. Pengelolaan karier karyawan dihadapkan pada penanganan dan pemecahan masalah career plateau dan dual-career couples.


Disiplin Karyawan

Kegiatan Belajar 3 ini lebih dalam membicarakan topik tentang disiplin karyawan dan prosedur menangani ketidakpuasan karyawan. Suatu problem yang paling sulit dalam manajemen sumber daya manusia adalah termasuk menangani karyawan yang bermasalah dan tidak efektif. Disiplin organisasional merupakan tindakan yang diambil untuk mengatasi karyawan yang telah melanggar peraturan organisasional atau karyawan yang kinerjanya telah mulai merosot hingga suatu titik tertentu di mana perlu tindakan perbaikan. Terdapat beberapa pendekatan dalam disiplin organisasional yang meliputi baik pendekatan negatif maupun positif, yaitu pertama, peraturan kompor menyala (hot stove rule). Kedua, disiplin progresif dan ketiga, disiplin positif. Ada beberapa tahapan dalam proses disiplin organisasional pertama, membuat sasaran dan peraturan kerja. Kedua, mengkomunikasikan kinerja yang dituntut dan peraturan kerja kepada seluruh karyawan. Ketiga, mengimplemetasikan tindakan perbaikan atau tindakan disiplin jika diperlukan. Ketidakpuasan karyawan merupakan keluhan/pengaduan tentang kebijaksanaan organisasional, prosedur, atau praktik manajemen yang menciptakan ketidakpuasan atau ketidaknyamanan karyawan. Ada empat langkah dalam menangani ketidakpuasan karyawan pertama, karyawan bertemu dengan supervisor dan orang yang mengurus kepentingan serikat pekerja dan mengemukakan ketidakpuasan mereka. Kedua, jika ketidakpuasan karyawan tidak dapat mencapai persetujuan pada tahap pertama, diadakan rapat/pertemuan antara manajemen menengah dan petugas dari serikat pekerja. Ketiga, wakil dari manajemen puncak dan dari pimpinan puncak serikat pekerja mencoba untuk mencapai kesepakatan tentang ketidakpuasan karyawan. Keempat, kedua belah pihak (manajemen dan serikat buruh) secara bersama-sama menyerahkan masalah ketidakpuasan karyawan kepada arbitrator untuk mengambil keputusan.


SISTEM PENGHARGAAN DAN KOMPENSASI


Sistem Penghargaan (Reward System)

Kegiatan Belajar 1 Modul 7 ini membahas mengenai sistem penghargaan (reward system). Sistem penghargaan organisasional berisi jenis-jenis penghargaan yang ditawarkan dan dibagi-bagikan kepada karyawan. Jenis jenis penghargaan tersebut meliputi, baik intrinsik maupun ekstrinsik yang diterima sebagai hasil melaksanakan (menyelesaikan) pekerjaan. Organigasi harus mengaitkan penghargaan dengan kinerja, karena karyawan akan termotivasi untuk mencapai kinerja tinggi, jika mereka yakin bahwa motivasi tersebut akan membawa mereka kepada pencapaian penghargaan sesuai keinginan mereka. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi keefektifan sistem penghargaan, sebagai contoh adalah faktor-faktor yang dikemukakan dalam teori pengharapan dan jalur sasaran, yaitu: (1) karyawan harus melihat keberadaan penghargaan dan dia juga melihat penghargaan tersebut cukup menarik bagi mereka, (2) karyawan harus melihat secara tepat perilaku khusus apa yang akan membawa mereka kepada penghargaan yang diinginkan, (3) karyawan juga harus merasa mampu terhadap perilaku yang diinginkan tersebut dan kenyataannya memang demikian, (4) harus ada kaitan langsung antara perilaku dan penerimaan penghargaan dan karyawan harus melihat keterikatan tersebut, dan (5) jika kinerja dievaluasi oleh orang lain dan penerimaan penghargaan tergantung pada evaluasi tersebut, maka karyawan harus melihat bahwa evaluasi tersebut akan secara tepat dan layak untuk dilaksanakan.


Sistem Kompensasi Karyawan

Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai sistem kompensasi karyawan. Kompensasi merupakan salah satu fungsi manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan setiap jenis penghargaan yang diterima oleh setiap karyawan sebagai balas jasa pelaksanaan tugas dan pekerjaan organisasi. Kompensasi mencukupi, upah, gaji, bonus, komisi, dan penghargaan nonfinansial seperti sanjungan atau piagam penghargaan. Sasaran utama fungsi kompensasi adalah menciptakan suatu sistem penghargaan yang adil dan layak baik bagi pengusaha maupun bagi karyawan. Sasaran utama fungsi kompensasi adalah menciptakan suatu sistem penghargaan yang adil dan layak bagi pengusaha maupun bagi karyawan. Kompensasi harus cukup adil, efektif dari segi biaya, aman, memberikan insentif, dan diterima oleh karyawan. Administrasi kompensasi yang efektif diharapkan untuk dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan. Berbagai pengaruh eksternal terhadap sistem kompensasi meliputi, pemerintah, serikat pekerja, kondisi ekonomi, dan sifat dari pasar tenaga kerja. Sedangkan pengaruh internal mencakup, anggaran tenaga kerja dan organisasi, dan strategi pengupahan. Ada empat metode evaluasi jabatan yang paling banyak digunakan secara meluas adalah, meranking jabatan, klasifikasi jabatan, metode poin, dan pembandingan faktor. Pada saat ini telah berkembang beberapa perspektif dan pendekatan baru dalam penetapan sistem pengupahan dasar, yaitu upah berdasarkan keahlian, upah berdasarkan kompetensi, dan delayering and broadbanding.


Sistem Pengupahan Individual dan Insentif

Kegiatan Belajar 3 ini lebih dalam membicarakan isu-isu penting yang berkaitan dengan masalah kompensasi, seperti penentuan upah individual, metode pengupahan, bentuk upah insentif yang mencakup insentif untuk karyawan operasional; insentif untuk manajer dan eksekutif; insentif untuk tenaga penjual; insentif untuk profesional; dan program insentif organisasi. Penentuan upah individual berusaha menjawab pertanyaan tentang “Mengapa seorang karyawan harus diupah relatif terhadap karyawan lain yang melaksanakan pekerjaan yang sama?” Ada dua metode pengupahan, yaitu upah secara “jam-jaman” dan upah berupa gaji. Kebanyakan karyawan diupah dengan gaji, kecuali tenaga kerja langsung (blue-collar) dan beberapa tenaga klerikal. Program insentif individual merupakan metode yang paling elektif untuk mengaitkan upah dengan kinerja. Program yang efektif berikutnya adalah program insentif kelompok dan yang terakhir adalah program insentif organisasi secara luas. Kebanyakan tenaga penjual diupah dengan gaji plus komisi (insentif). Permasalahan yang muncul pada upah jenis komisi langsung adalah adanya kecenderungan untuk menjual secara cepat dan besar-besaran, tanpa memperhatikan pembinaan pelanggan dalam jangka panjang. Program gain sharing dan profit sharing merupakan contoh program insentif organisasi secara luas. Program ini ditujukan terutama untuk membangun rasa kebersamaan dan komitmen di antara para karyawan.


Tunjangan Karyawan

Kegiatan Belajar 1 Modul 8 ini membahas mengenai tunjangan karyawan (employee benefits). Tunjangan karyawan disediakan kepada seluruh karyawan didasarkan pada keanggotaan dan posisi mereka dalam organisasi. Ada beberapa keuntungan yang dapat dicapai melalui program tunjangan karyawan, yaitu 1) membantu perusahaan dalam menarik dan mempertahankan karyawan; 2) membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan ekonomi dan sosial; 3) menciptakan lingkungan kerja yang berkinerja tinggi; dan 4) membantu mengurangi biaya operasional. Ada empat tipe tunjangan karyawan yang dapat digunakan oleh perusahaan, yaitu upah tambahan, asuransi, tunjangan pensiun, dan pelayanan karyawan.

Tunjangan upah tambahan adalah memberikan upah kepada karyawan yang untuk waktu-waktu tertentu tidak dapat bekerja. Termasuk dalam tipe ini adalah asuransi pengangguran, tunjangan cuti dan hari libur/besar, tunjangan kematian, dan tunjangan pengangguran karena mengundurkan diri atau berhenti bekerja.

Asuransi merupakan salah satu bentuk tunjangan karyawan yang ditujukan untuk menjamin pendapatan yang cepat tersedia dan tunjangan medis untuk korban kecelakaan kerja. Perusahaan juga memberi asuransi jiwa kelompok dan asuransi cacat seumur hidup.

Tunjangan sosial dan pensiun, tidak hanya meliputi tunjangan bagi karyawan yang telah memasuki masa pensiun saja, tetapi mencakup juga tunjangan pemberdayaan dan tunjangan tidak mampu bekerja lagi. Ada tiga tipe dasar program pensiun, yaitu program pensiun keluarga, untuk keluarga yang meninggal, dan untuk karyawan yang cacat.

Di samping upah waktu tidak bekerja, tunjangan asuransi, dan tunjangan pensiun, banyak pengusaha juga memberi berbagai pelayanan yang mencakup pelayanan pribadi (seperti, konseling pribadi atau hukum); pelayanan berkaitan dengan pekerjaan (seperti, fasilitas perawatan anak); bantuan pendidikan; dan fasilitas untuk eksekutif (seperti, mobil dinas dan tiket pesawat).


Keselamatan Kerja

Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai keselamatan kerja. Meskipun topiknya keselamatan kerja, namun cakupan pengertiannya termasuk pula kesehatan kerja karena keduanya tidak dapat dipisahkan, yaitu jika keselamatan kerja sudah terlaksana dengan baik maka kesehatan kerja pun akan tercapai (Husni, 2000). Keselamatan dan kesehatan kerja merupakan usaha untuk mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja di tempat kerja. Keselamatan dan kesehatan kerja bermaksud melindungi atau menjaga pekerja dari kejadian atau keadaan perburuhan yang merugikan keselamatan, kesehatan, dan kesusilaan seseorang yang melakukan pekerjaannya di tempat kerja.

Keselamatan dan kesehatan kerja mulai mendapatkan perhatian setelah berakhirnya masa perbudakan, rodi, dan poenale santie. Setelah Indonesia merdeka, keselamatan dan kesehatan kerja mendapatkan perhatian pertama kali dalam soal perburuhan oleh pemerintah. Undang-undang yang mengatur masalah keselamatan dan kesehatan kerja yang pertama kali dikeluarkan oleh Pemerintah Indonesia adalah Undang-undang Nomor 12 Tahun 1948 yang diberlakukan untuk seluruh wilayah Indonesia dengan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1951. Tahun 1970 Pemerintah Indonesia mengeluarkan Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja. Selanjutnya, untuk melaksanakan Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tersebut Pemerintah telah mengeluarkan peraturan pelaksana, yaitu Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 05 Tahun 1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau disingkat Sistem Manajemen K3.

Sistem Manajemen K3 adalah bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan bagi pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien, dan produktif. Tujuan dan sasaran Sistem Manajemen K3 adalah menciptakan suatu sistem keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja dengan melibatkan unsur manajemen, tenaga kerja, kondisi dan lingkungan kerja yang terintegrasi dalam rangka mencegah dan mengurangi kecelakaan dan penyakit akibat kerja serta terciptanya tempat kerja yang aman, efisien, dan produktif

Perusahaan harus memiliki sistem untuk mengukur, memantau dan mengevaluasi kinerja Sistem Manajemen K3 dan hasilnya harus dianalisis guna menentukan keberhasilan atau untuk melakukan identifikasi tindakan perbaikan. Ada dua metode pengukuran keselamatan kerja organisasi yang telah diterima secara meluas dan telah digunakan dalam rangka pengkajian kasus kecelakaan di tempat kerja di Indonesia, yaitu tingkat kekerapan (Frequency Rate) dan tingkat keparahan (Severity Rate). Tingkat kekerapan digunakan untuk menunjukkan seberapa sering kejadian yang menyebabkan luka atau cacat karyawan. Luka atau cacat karyawan tersebut menyebabkan seorang karyawan tidak dapat masuk kerja satu hari atau lebih setelah terjadinya kecelakaan kerja. Tingkat keparahan menunjukkan seberapa parah suatu peristiwa kecelakaan kerja, yaitu dengan menghitung lamanya waktu karyawan menderita luka-luka sehingga tidak dapat masuk bekerja.

Inti dari suatu program keselamatan kerja organisasional adalah pencegahan terhadap kecelakaan kerja. Oleh karena itu, program keselamatan kerja dirancang untuk mempertahankan suatu sikap keselamatan kerja dan menghindari kecelakaan kerja selalu berada dalam benak setiap karyawan. Di samping itu, diusahakan karyawan lebih sadar terhadap pentingnya keselamatan kerja. Ada empat elemen dasar yang sukses dalam program keselamatan kerja. Pertama, program harus mendapatkan dukungan yang tulus baik dari manajemen puncak maupun manajemen menengah. Kedua, harus dinyatakan secara jelas bahwa keselamatan kerja menjadi tanggung jawab manajer operasi. Ketiga, sikap positif terhadap keselamatan kerja harus ada dan dipelihara. Terakhir, setiap orang atau departemen harus menguasai program keselamatan kerja dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaannya.


Kesehatan Karyawan

Kegiatan Belajar 3 ini lebih dalam membicarakan isu-isu penting yang berkaitan dengan masalah kesehatan karyawan, seperti kesehatan fisik umum karyawan, kesehatan jiwa, dan penyakit AIDS yang merupakan isu kesehatan baru di tempat kerja. Meskipun banyak program kesehatan dapat dilakukan oleh perusahaan, namun secara umum ada dua program menurut Ivancevich dapat dilakukan oleh perusahaan. Kedua program itu pertama, program perawatan kesehatan preventif. Program ini mencakup pengeluaran untuk membangun fasilitas yang membantu perawatan mandiri karyawan secara lebih baik. Program ini memberikan dorongan kepada karyawan untuk melakukan perubahan terhadap gaya hidupnya pada saat itu juga melalui perbaikan gizi, program olahraga secara teratur, pantangan merokok dan meminum minuman beralkohol, bimbingan stres, dan pemeriksaan fisik (kesehatan) secara teratur setahun sekali. Adolph Coors Company, salah satu perusahaan yang berhasil menerapkan program preventif memulai langkah awalnya dengan pembukaan fasilitas jalan sehat seluas 25.000 hektar yang dilengkapi dengan peralatan gedung olahraga. Seluruh karyawan didorong untuk memanfaatkan fasilitas tersebut. Berbagai program lain juga diadakan termasuk manajemen stres, penurunan berat badan, gerakan berhenti merokok, bimbingan gizi, pemeriksaan risiko kesehatan, dan rehabilitasi ortopedi. Baik karyawan maupun pasangannya didorong untuk memanfaatkan berbagai fasilitas pemeriksaan kesehatan, bimbingan karyawan dan keluarga, dan mengikuti pendidikan pra dan pascakelahiran secara gratis. Kedua, program manajemen stres. Program ini dapat dilaksanakan secara jalin-menjalin dengan program kesehatan fisik karyawan. Program ini dapat direncanakan dan ditawarkan di rumah dengan ditangani oleh seorang konsultan ahli. Termasuk dalam program ini adalah prosedur pengendoran otot melalui berbagai macam cara seperti, meditasi; belajar bagaimana merekayasa lingkungan seseorang untuk mengurangi stres melalui pendekatan seperti manajemen waktu dan menjadi lebih tegas dalam berpendirian; belajar keahlian dalam meminimalkan stres dalam suatu situasi atau mengurangi kecenderungan seseorang untuk membesar-besarkan hal-hal yang menyebabkan stres (stressor). Di samping itu, perusahaan juga dapat menawarkan program dukungan sosial untuk membantu karyawan yang terkena stres keluar dari masalahnya. Isu terakhir yang berkaitan dengan kesehatan karyawan adalah munculnya penyakit AIDS. Suatu penyakit yang mengancam kekebalan dan daya tahan tubuh terhadap penyakit. Sampai saat ini penyakit AIDS ini belum ada obat dan vaksinasinya. Bahkan diperkirakan 25 tahun lagi vaksinnya belum ditemukan. Perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor legal dalam menghadapi kasus AIDS ini.


Hubungan Ketenagakerjaan

Kegiatan Belajar 1 Modul 9 ini membahas mengenai hubungan ketenagakerjaan, yaitu merupakan hubungan yang terus-menerus antara kelompok karyawan tertentu yang diwakili oleh serikat atau asosiasi pekerja dan pengusaha. Hubungan tersebut meliputi negosiasi kontrak/perjanjian secara tertulis berkaitan dengan upah, jam kerja, dan kondisi kerja lainnya serta interpretasi dan administrasi dari kontrak atau perjanjian tersebut selama periode waktu yang diperjanjikan. Di Indonesia, sejak tahun 1974 digunakan istilah hubungan industrial sebagai ganti dari hubungan perburuhan karena dipandang lebih cocok dengan kondisi Indonesia pada saat itu. Meskipun demikian, secara prinsipil kedua istilah tersebut memiliki cakupan yang sama yaitu membahas mengenai kondisi dan syarat-syarat kerja di tempat kerja serta bagaimana sikap kerja yang manusiawi yang harus dilaksanakan baik oleh pengusaha maupun karyawan/pekerja. Berbicara mengenai hubungan ketenagakerjaan maka tidak lepas dengan adanya hubungan kerja, karena hubungan ketenagakerjaan muncul berkat adanya hubungan kerja. Ada tiga unsur yang harus dipenuhi dalam hubungan kerja, yaitu 1) pekerja atau buruh; 2) pengusaha atau majikan; dan 3) perjanjian kerja antara pekerja dan pengusaha. Oleh karena itu, dalam Kegiatan Belajar 1 ini ketiga unsur tersebut dibahas satu persatu. Selanjutnya, Kegiatan Belajar 1 ini diakhiri dengan membahas mengenai hakikat keberadaan serikat pekerja dalam perusahaan. Hal ini diharapkan untuk lebih memberikan pemahaman yang lengkap kepada Anda, yang dalam hal ini diposisikan sebagai pengelola sumber daya manusia perusahaan, tentang duduk persoalan yang berkaitan dengan hubungan ketenagakerjaan.


Kesepakatan Kerja Bersama

Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai Kesepakatan Kerja Bersama yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan Hubungan Ketenagakerjaan. Untuk dapat memelihara hubungan ketenagakerjaan yang harmonis, serasi dan berkeadilan perlu dijamin hak-hak pekerja. Oleh karena itu perlu dilakukan pengaturan-pengaturan mengenai hak dan kewajiban pekerja. Untuk itu perlu diselenggarakan kesepakatan kerja bersama (KKB) antara pekerja yang diwakili oleh serikat pekerja dan pengusaha. Dengan demikian, pada dasarnya KKB merupakan hasil dari perundingan kolektif antara wakil pekerja/buruh dan pengusaha atau gabungan pengusaha.

Di Indonesia KKB telah ditetapkan sebagai metode pokok untuk memecahkan masalah-masalah pekerja-manajemen. Oleh karena itu penting bagi manajemen untuk memberikan perhatian yang memadai terhadap proses KKB ini. Manajemen perlu menyadari berbagai faktor yang mempengaruhi proses perundingan sehingga dapat menyelenggarakan perundingan secara sukses. Beberapa faktor yang mempengaruhi proses perundingan di antaranya adalah: kondisi ekonomi, kondisi perasaan masyarakat, sasaran dari kelompok-kelompok yang berunding, Undang-undang ketenagakerjaan dan peristiwa yang menyebabkan terjadinya perundingan.

Sebelum melakukan perundingan ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan oleh manajemen, yaitu: 1) menetapkan sasaran kontrak kerja interdepartemen; 2) mereviu kontrak kerja lama; 3) menyiapkan dan menganalisis data; 4) mengantisipasi tuntutan serikat pekerja; 5) menetapkan biaya/harga persyaratan kontrak yang mungkin; 6) bersiap-siap jika terjadi pemogokan; dan 7) menentukan strategi dan logistik

Ada sejumlah tahapan dalam proses perundingan kolektif, yaitu: Prenegosiasi, yaitu tahap di mana kedua belah pihak berusaha mendapatkan konsesi yang dapat membantu mencapai sasaran mereka. Memilih perunding, yaitu masing-masing pihak melakukan identifikasi tentang beberapa hal seperti siapa yang akan menjadi ketua Tim, siapa yang akan menjadi juru bicara Tim, dan apa peran masing-masing anggota Tim.

Menyusun strategi berunding, yaitu masing-masing pihak perlu menyusun strategi dan taktik yang unggul.

Menggunakan taktik terbaik, yaitu menyusun tindakan-tindakan yang penuh perhitungan dan dapat memberikan keuntungan maksimum.

Dalam rangka mencapai sasaran perundingan serikat pekerja seringkali menggunakan tekanan-tekanan terhadap pengusaha. Beberapa tekanan yang sering digunakan oleh serikat pekerja adalah pemogokan, larangan kerja dan pemboikotan.


Evaluasi Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Kegiatan Belajar 3 ini membahas topik tentang evaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia. Evaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia merupakan kegiatan sistematik dan formal yang dirancang untuk mengukur biaya dan manfaat dari program manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan serta untuk membandingkan keefisienan dan keefektifannya dengan kinerja organisasi masa lalu. Secara umum dengan adanya evaluasi manajemen sumber daya manusia diharapkan dapat menjamin kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia berjalan dengan baik dan berdasar pada prinsip-prinsip efektif, efisien, koordinasi dan fungsional. Berbagai metode yang dapat digunakan dalam kegiatan evaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia adalah wawancara, kuesioner, observasi, dan kombinasi dari wawancara, kuesioner, dan observasi. Berbagai pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan evaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia adalah Manajemen Puncak, yang bertugas memastikan bahwa semua aspek organisasi telah dievaluasi dan juga memberikan filosofi evaluasi secara umum; Departemen Sumber Daya Manusia yang bertugas merancang evaluasi; dan Manajer Operasi yang bertindak membantu mengumpulkan data dan melakukan evaluasi. Permasalahan utama dalam evaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia adalah ukuran atau kriteria keefektifan fungsi manajemen sumber daya manusia yang dapat dikelompokkan ke dalam pengukuran:

  1. kinerja;

  2. pemenuhan;

  3. kepuasan karyawan; dan

  4. kinerja karyawan tidak langsung.

Berbagai pendekatan dapat digunakan dalam kegiatan evaluasi fungsi manajemen sumber daya manusia. Di antara pendekatan-pendekatan tersebut adalah:

  1. pendekatan audit;

  2. pendekatan secara analistis;

  3. pendekatan ukuran kuantitatif dan kualitatif;

  4. pendekatan hasil akhir dan kriteria proses; dan

  5. benchmarking.

Di samping itu dapat digunakan pula pendekatan statistik yang meliputi evaluasi:

  1. perputaran karyawan;

  2. ketidakhadiran;

  3. pengaduan dan keluhan; dan

  4. dengan menggunakan survei sikap dan opini.

Pada akhir Kegiatan Belajar 3 ini ditutup dengan membahas kontribusi strategis kegiatan evaluasi yang meliputi kontribusi strategis kegiatan evaluasi dalam area tradisional dan area baru, seperti manajemen deversitas dan manajemen kualitas total

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 297 pengikut lainnya.