Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Administrasi Kepegawaian

Bag 1

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, dalam kegiatan belajar ini telah dikemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, dan fungsi/aktivitas kepegawaian.

Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.

Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.


FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN


Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi.

Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.


Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.


Pengarahan Pegawai

Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

  1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;

  2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;

  3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif;

  4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;

  5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan

  6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;

  7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.


Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.


PENGADAAN PEGAWAI
Perencanaan dan Rekrutmen

Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.


Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.

Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

Sumber buku Administrasi Kepegawaian Karya Enceng dkk

About these ads

45 Tanggapan

  1. pak,saya lisca mahasiswa STTIKOM INSAN UNGGUL CILEGON BANTEN
    Saya ingin menanyakan, ruang lingkup dari perencanaan itu sendiri apa ya?
    mohon dibalas karena untuk kebutuhan presentasi hari rabu
    terima kasih

  2. Ass. Saya membutuhkan format tentang rencana kebutuhan pegawai beserta analisanya.

  3. mau tanya tentang pegertian , fungsi dan ruang lingkup seksi pengadaan dan kesejahteraan pegawai.
    terima kasih,…

  4. mau nanya tentang ruang lingkup administrasi..
    terima kasih.

  5. saya membutuhkan buku tentang perundang-undangan dan aturan disiplin pegawai negeri sipil yang terbaru. terima kasih

  6. pak, saya lily mahasiswi stie ad jakarta, membutuhkan sop tenteng perekrutan pegawai untuk tugas gari senin. terima kasih

  7. mw tanya pengertian kepegawaian itu sendiri apa?
    tlg segera d balas. terimakasih

  8. bagus,,,,….
    thanks karena dengan adanya website bapak saya jadi terbantu dalam pembuatan tugas.

  9. ass.nama sy sartin mahasiswa fakultas hukum di gorontalo,saya minta petunjuk literatur tentang judul skripsi sy tentang efektivitas pp.no 30 tahun di pemda ..jika boleh tlg di kirim melalui email saya,dan metode apa yang harus sy gunakan.?adapun yang jadi permasalhnx adalah 1.sejauhmanakah efektivitas pp.no 30 tahn 1980 di..2.faktor faktor apa yamg mempengaruhi efktivitas pp.no 30 thn 1980.spy lbh mdh ni no hp sy;085240399287.sy mohon petunjukx.

  10. Assalamualaikum.WrWb. Salam dari saya pak diSamarinda, trims atas ilmunya dari situs onBorn moga sukses selalu mengiringi kita semua -amin. Wassalam.

  11. terimakasih atas petunjukny
    semoga baoak semakin sukses

  12. pak, kalo bisa saya minta dikirmkan syarat-syarat bagi kenaikan pangkat untuk yang berstatus funsional maupun struktural..terimakasih atas petunjuknya.

  13. pak, kalo bisa saya minta dikirmkan syarat-syarat bagi kenaikan pangkat untuk yang berstatus funsional maupun struktural..terimakasih atas petunjuknya.

  14. pak saya ingin bertanya tentang deskripsi analisis sistem administrasi negara………

  15. pak,saya ingin bertanya,penggajian pegawai apakah termasuk dalam administrasi kepegawaian,kenapa..?

  16. tlg bt bgmana membuat data kepegawian dengan menggunakan ms. acces

  17. pa,sy mnta tlng mengenai pengertian dan hal apa saja yang tercakup dalam ruang lingkup kantor!tlng d kirimkan ya pa…slnya u/ presentasi
    trimakasih!

  18. asss ‘saya siti yulaekakah, saya dari smk n 2 tuban’. pak thanzzz’ karena sudah membuat buku ini, karena ini sangat berguna sekali dalam presentasi saya, thanz ya pak?????

  19. Ass. Pak apakah ada hubungannya administrasi kepegawaian dengan proses pendidikan dan pelatihan? dan contoh sederhananya seperti apa? terima kasih sebelumnya Pak.

  20. sebernya yang di pengertian organisasi sendiri tu pa…

  21. Terima kasih atas sharing nya

  22. Komplit banget dech

  23. saya mau tanya apakah bisa sistem kepegawaian itu dibuat sesuai apa yg kita mampu untuk membuat y?????

    soal y sekarang saya sedang menylesaikan Skrpsi jdl skri[si saya adalah”aplikasi kepegawaian pada kantor Badan kepegawaian daerah kota banjarmasin????

    tolong kasih masukan y mas….

    makasiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii…….

  24. saya mau tanya apa saja masalah -masalah pokok dan tujuan utama penyempurnaan administrasi kepegawaian di indonesia ?

    makasih….

  25. pa minta tolong dong minta contoh proposal ptk pedidikan ips di sd

  26. sy mau tax? pengertian sistem informasi kepegawaian itu apa dan pentingnya sistem informasi kepegawaian????
    mksih sblumnya..
    tlong dibalas…

  27. Sya mau nanya.Urutan Jabatan kepegawaian itu apa saja sih..
    tolong di balas..

  28. adakah buku yang secara khusus mengungkap masalah disiplin pegawai? Dimana saya bisa mendapatkannya?

  29. hahaha

  30. saya mau nanya,
    apa saja pendapat para ahli mengenai administrasi kepegawaian ???

  31. isi bukunya sngat membangun…semoga itu dapat brguna bagi qt yang membacanya!!!!!

  32. pak, yanya… buku administrasi kepegawaian, karya enceng dkk belinya dimana?
    nama penerbit bukunya apa?
    karna saya sedang membutuhkan buku tersebut sebagai bahan ajar dan kuliah.
    Tolong balas ke email saya, denti_wiayu@yahoo.co.id

    Terima kasih

  33. Mllm Master,,,, tciang lg buth file yang membahas masalah Pendataan Pegawai CPNS dan PNS, Kalo Bisa yang Khusus Untuk Guru.. Kirimn ya bos. Buth banget Bos.. hamdikamill@yahoo.com

  34. pak…..aku mau nax ”klo kepegawaian dalm administrasi politik” apa isi x/
    krimn ya aq btuh bgey,…?

  35. pak de..
    makasih bgt, ini postingannya membantu sekali…^_^

  36. Saya mhasiswa dari unilak pekanbaru ingin mennyakan apa masalah pokok dari administrasi dan hukum tu sendiri..?
    Mohon di balas trima ksih,, secepatnya..

  37. Pak., saya mau tanya., ” apa aja pelaksanaan kepegawaian itu ?? terima kasih. mhn di balas. scptnya.

  38. Terima kasih semoga bermanfaat untuk semua :D

  39. terima kasih pak ilmu y,,

  40. dimana diterbitkan…

  41. Thanks atas tulisannya

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 304 pengikut lainnya.